ビジネス電話のかけ方

【留守電の入れ方】ビジネスシーンで恥をかかないメッセージの残し方

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電話をかけたら、留守電になってしまい、少し考えたものの、焦ってそのまま電話を切ってしまったということはありませんか?

かけた電話が留守電につながると、瞬時に何を話すか考えなければならないので、入れ方にも緊張しますね。

けれども、メッセージを入れることもなく無言で切るのはマナー違反です。相手にも不信感を与えてしまいます。

焦らず落ち着いて対応できるよう、用件を留守電に残すときの、話す流れのポイントを理解しておきましょう。

留守電の入れ方!メッセージで伝えること

短い時間のなかで、正確に、的確に伝える必要があります。伝えることは3つです。

  1. 会社名と名前を名乗る
  2. 用件を伝える
  3. 連絡方法(かけ直すのか、折り返しかけてほしいのか)を伝える

名前を名乗る

会社名と名前をはっきり名乗りましょう。

また、念のため、かけた電話番号に間違いがないかを確認しましょう。

「○○会社の○○でございます。○○様のお電話でよろしいでしょうか」

時間や場所はゆっくり話す

待ち合わせの場所や時間、連絡先などは、聞き取りやすいように、分かりやすくゆっくり伝えます。

時間については午前、午後をはっきりさせる必要があります。例えば15時や5時と言われると、聞いている方にとっては分かりづらいです。午後3時、午後5時と伝えると、相手にも分かりやすいでしょう。

また、相手が留守電のメッセージを聞くタイミングが、録音した日とは限りません。

「明日の午後3時」では明日がいつなのか明確ではないので、「水曜日の午後3時」「明日水曜日の午後3時」「15日の午後3時」など、曜日や日にちを明確に伝えると、正確に相手に伝わります。

話している途中で、録音時間が終わってしまった場合

留守電にメッセージを残している最中に、録音時間が終わってしまうこともあります。

用件を伝え終わっていない場合には、すぐにかけ直して、「先ほどは失礼いたしました。お話の続きでございますが・・・」と用件の続きを話しましょう。

用件は録音できたけれども、最後の挨拶をする手前で録音時間が終わってしまったという場合には、かけ直さなくてもよいでしょう。

留守番電話は時間が限られている、用件を端的に伝えるという特性を相手も分かっているので、用件がきちんと伝われば、最後の挨拶がなかったとしても、相手も不快な気分にはならないはずです。

留守番のメッセージ会話例

折り返し電話を依頼する場合

「○○会社の○○でございます。○○様のお電話でよろしいでしょうか。
いつもお世話になっております。先日ご依頼いただいた資料が揃いましたので、明日木曜日にお持ちしたいと思います。
つきましては、大変恐縮でございますが、ご都合の良い時間帯をxx-xxxx-xxxx番までご連絡いただけませんでしょうか。
本日6日は午後7時頃まで事務所におります。
お手数おかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。」

  1. 会社名と名前を名乗る。(はっきりわかりやすく)
  2. 用件を丁寧に、端的に述べる。(資料がそろったのでお持ちしたい。都合の良い時間を教えてほしい)
  3. 折り返し連絡していただきたい電話番号を、ゆっくり、分かりやすく発音して伝える。
  4. 折り返しの電話をもらった際に不在で相手に迷惑をかけないよう、自分が電話に出られる時間を伝える。
  5. 「今日の19時頃まで」という表現ではなく、「本日6日は午後7時頃まで」と、日にちや時間を分かりやすく伝える。
  6. 「大変恐縮でございますが」「お手数おかけいたしますが」などクッション言葉を、適度に入れる。

こちらからかけ直す場合

「○○会社の○○でございます。○○様のお電話でよろしいでしょうか。
ご相談したいことがあり、ご連絡いたしました。
またあらためてお電話いたしますので、よろしくお願い致します。」

  1. 電話をかけた理由をシンプルに伝え、こちらから再度電話をかける旨を伝える。

まとめ

かけた電話が留守電につながると、限られた時間の中で用件を話さなければならないので、瞬時に要点を頭の中でまとめなければなりません。

慌てないためにも、事前に話すポイントを整理しておき、日頃から慣れておくとよいでしょう。

留守電のメッセージの声は、通常電話で話しているときよりも、聞き取りにくくなりますので、相手に分かりやすいように、ゆっくり、はっきり話すことを忘れないようにしましょう。

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