トラブル解消テクニック

昼休みの電話対応どうする?すぐに電話に出れないときの対処法

職場によっては、昼休みは営業や現場で人が出払っており、オフィスに1人でお留守番というところもあります。またお昼休みに交代で電話番をするところもあるでしょう。

1人しかいないオフィスで電話に出ている時、別の電話が鳴ったらどうしますか?

誰もが焦るシーンですね。テレビで見かけるエリートビジネスマンのように両耳で電話に出るなんてことは普通はしませんが、ちょっとした気転でどちらの電話にもきちんと対応することができます。

食事中はどうでしょうか?ちょうどモグモグ食べている時に電話が鳴ったら?

これから、すぐに電話に出られない場面でも1件1件丁寧に対応する方法を考えます。

電話中に電話が鳴ったら

オフィスに1人しかいない時に、自分も電話中なのに他の電話が鳴ってしまった時は、焦る気持ちを落ち着かせ、今話している相手との話を一旦中断し、次のように伝えることができます。

「○○様、お話の途中で大変申し訳ございません。ただ今別の電話が入っているのですが、他に電話を取るものがおりませんので、このまま少しお待ちいただけないでしょうか?」

お待ちいただける場合は、保留にします。

場合によっては、「もしよろしければ一旦別の電話に対応し、すぐに改めてこちらからお電話させていただきます。」という事もできます。

最初の電話の相手を後回しにする場合のポイントは「すぐに」という言葉です。

今鳴っている電話には出なければいけないけど、“もちろん先かかって来たあなたを優先しすぐに掛け直しますよ”というニュアンスが伝わります。

次に、かかって来た電話に出ますが、あくまで別の対応中である旨を丁寧に伝えます。

最初の挨拶の後、「○○様、大変申し訳ございません。現在他の者が出払っておりまして、私もただ今別の電話に対応しておりますので、恐れ入りますが、対応が終わりましたらこちらからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか?」と伝えます。

その後、保留にしていたのであれば保留を開けて最初の電話に対応します。

最初の電話を一旦切っていた場合は、後の電話の相手の用件を聞いてすぐに対応できるものであればそちらを先に終わらせる事もできます。

長引くようであれば、折り返しの連絡にしましょう。

食事中の電話

お昼休みにオフィスに残り、食事をしながら電話番をしなければならない場合、困るのは口に食べ物が入っている時です。

そういう時は、食べ物を全て飲み込んでから電話に出ましょう。相手には見えませんが、口に物が入っているかどうかは電話での話し方で意外とわかってしまうものです。

食事中に悪かったなと思ってくれる相手もいれば、食べながら出るなんてと気分を害する相手もいるでしょう。

やはり食べ物が口に入っている時は、電話には出ないのが良策です。

それでも、通常は1コールで出なければいけませんから、飲み込むまでに何コールも待たせる事も失礼になります。

食事中の電話対応が予測できているのなら、1度にたくさんの量を口に入れない事や、飲み込み易いメニューを選ぶようにしましょう。

軽い気持ちで口に含む飴玉やガムも要注意です。この場合は、電話が鳴ったらすぐにティッシュや紙に出しましょう。

まとめ

この2つの場面は、電話の業務で起こる出来事の中でも特殊なシーンかもしれません。それでも、対応について知っておくと非常に役立ちます。

特に、相手を待たせなければならない時には、声のトーンや話し方も重要になります。

こちらの都合で、待たせてしまって申し訳ないという気持ちで話しましょう。

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