良い仕事をするためには良い準備が大切です。まずプロジェクトの成果物を思い描き、そのために行うべきタスクをリストアップし、スケジュールを立てます。
そしてそのスケジュールに沿って業務を行いますが、その際に重要なアイテムは手帳というメモです。
ここでは、手帳への上手な書き込み方と活用方法について考えます。
仕事相手からの信頼度をアップさせる手帳づかい
仕事内容を説明している途中、ずっとこちらを見ながら話を聞いている人、手帳を片手にペンを構えメモを取りながら聞いている人、あなたはどちらの人に仕事を頼みたいでしょうか。
もちろん後者でしょう。大切な用件を伝える場合、相手には頭で記憶するのではなくメモを取ることを期待します。
手帳を使うことは、仕事相手からの信頼度をアップさせるというメリットがあるのです。
業務を成功させるための手帳づかい
手帳を使うことによってできることは様々です。
スケジュール管理以外にも、タスク管理、簡単な議事録やメモを取る際にも役立ちます。
手帳は優秀な仕事のパートナー的存在なのです。
手帳は自分なりにカスタマイズしよう
手帳を最大限に活用するためにまず重要なのは、自分に合った手帳を使うことです。
製本されている手帳で自分に合ったものがある場合は良いのですが、既製品でそれを探すのはかなり苦労します。
その点、一般にルーズリーフ型と呼ばれるものは、それぞれの用途のテンプレートが印字されており、種類も豊富で自由に追加することができるので便利です。
タイムスケジュールまで管理したい、白紙のメモがたくさん欲しいと言った要望を叶えてくれるのがこのタイプのメリットです。
自分で手帳を作ってしまうというのも一つの方法です。必要なサイズで作成し、穴を開け市販のカバーに綴ります。
かなり上級編の手帳づかいですが、どこにもない自分だけのオリジナルを作ることができ、さらに使っていくうちに必要になったものや不要になったものを調整できるので便利です。
手帳は必ず持参する
携帯電話、名刺、手帳、これらはいつでも手元にあるべきアイテムです。
男性の場合、携帯や名刺は上着の内ポケットの中で、手持ちするのは手帳だけという人が多いかもしれませんが、女性はあまりポケットに物を入れたがらない傾向があります。
その理由は女性用のスーツや制服の形状にあり、上着にはほとんど内ポケットはありませんし、シルエットも細身のものが多いからです。
そのため、社内で会議や商談がある場合、全てのアイテムを手で持ち移動することになるのですが、持ちにくいので途中で落としたり、デスクに忘れてきたりして不便を感じている人も多いのではないでしょうか。
そんな人にお勧めしたいのが、書類ケースというアイテムです。インターネットで書類ケースと検索すると、あらゆるメーカーから様々な商品が販売されています。
中には持ち手がついているものもあり、プラスチック製の柔らかい素材のものからしっかりとした素材のものまであります。
大抵はA４サイズの書類がゆったりと入る大きさで、中に仕分けできるよう仕切りがついているものもあります。
その中に、名刺も手帳も資料も一緒に入れて持ち歩けば、忘れたり落としたりせず、スマートに会議室や応接室に移動することができます。
つまり強調したいのは、手帳は必ず持参して欲しいということです。どんなに完璧な手帳管理を心がけていても、大切な会議や商談に手帳そのものを忘れてきては全く意味がないからです。
手帳を仕事のパートナーにするなら、肌身離さず持っておきましょう。
手帳を見ることを習慣づける
自分に合うようにカスタマイズし、丁寧に予定やメモを書き込んでいても、見なければ意味がありません。
手帳にスケジュールを書き込むと、メモすることそのものに記憶を助ける効果があるため、わざわざ手帳を見なくても予定を覚えている可能性があります。
しかし、だからと言ってメモを見ることを怠ってはいけません。
手帳を持つことに決めたなら、手帳を見ることを習慣にしましょう。いつ見るのか、どんな時に見るのかを決めて必ずそうします。
例えば、朝起きて見る、出勤してパソコンを起動させたらすぐに見る、昼休み明けに見るといった具合です。
手帳は書き込むだけでなく、こまめに見て確認することで初めて生きる働きをするのです。
修正するときの注意点
取引先から訪問時間の変更の連絡があった、会議の日程が変わったなど、一度手帳に書き込んだスケジュールや段取りも修正が必要な場合があります。
この場合、その都度ペンで線を引き書き直していると手帳が見辛くなり困ることがあるかもしれません。
この点を解消するために、消せるボールペンや修正テープを上手に使うのも一つの方法です。
手帳は、書き込むだけでなく見るものなので、常に美しく見やすい状態にしておきましょう。
手帳の紛失に注意
手帳を充実させればさせるほど、内容は濃くなります。個人情報や会社の機密情報などが含まれている場合は特に注意が必要です。
私物をきちんと管理するのは社会人として当然のことですが、特に手帳の管理には十分注意し、電車やバス、タクシーの中に忘れたり、落としたりしないようにしましょう。
また、社内であってもデスクの上に手帳を開いたまま席を外すのはNGです。持ち歩くか、引き出しやバッグの中に入れましょう。
まとめ
手帳というメモは、私たちにとってもっとも身近なメモと言えるかもしれません。
中には手帳がなければ全く仕事にならないというほど、充実した手帳づかいをしている人もいます。
大切なこととして、手帳を使うと決めたなら、徹底的に活用することです。
ただ持っているだけで、あまり使わないなら意味がありませんし、書き込むだけで見直さないのも十分使えているとは言えません。
もし今、自分の手帳づかいが浅いと感じているなら、その原因を考えましょう。手帳に問題があるのか、手帳を使う習慣に問題があるのか、一つ一つ整理して考えます。
社内で上手に手帳を使っている人がいるなら、その人にアドバイスを求めることもできるかもしれません。
試行錯誤し、自分には手帳は向いてないと思ったら、スケジュールやタスクを管理する別の方法を考えた方が良いかもしれません。