メモの取り方

ToDoリストは手帳でやる?!優先順位がはっきりするメモ術

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新入社員もベテラン社員もよく行うこととして、やるべきことをメモするという作業があります。朝出勤して、今日はこれをやるということをいくつかリストアップするのです。

日々の予定を手帳で管理していても、それとは別でこのメモを作ることには大きな利点があります。
ここでは、この種のメモの上手な作り方と使いかたを考えます。

ToDoリストの作り方

やるべきことをリストアップしたものを、よく聞く言葉で言うとToDoリストです。これは言葉の通り、何をするかを箇条書きにして羅列したメモのことです。

例えば次のように作ることができます。

  • ○○会社の○○さんへ打ち合わせの予定について電話
  • プレゼンの資料を部長にチェックしてもらう
  • ○○さんへ経費の精算を依頼
  • ○○さんに資料をメールする

見てわかるように、この中には来客対応の予定や会議の時間などは含められていません。それは手帳で確認します。

あくまでこのリストは、自分が今日中にやらなければならないことを書いたものです。

優先順位を決める

リストアップが終わったら、そのメモを見ながら優先順位を決めます。

4つのリストのうち、1つを優先しなければならない場合は、それに大きく○をつけたり、マーカーで線を引くことでそれを目立たせることができます。

また、文字通り順位をつけていのであれば、頭に番号をふっても良いでしょう。

ToDoリストの使い方

リストを作り、優先順位を定めたら、後はそれを最大限に活用しましょう。

リストアップしたことが、今日一日ですべきことだとしたら、終業時間までに終わらせるための簡単なタイムスケジュールも必要かもしれません。

タイムスケジュールを立ててみて、無理があると思ったら、ミスや漏れを防ぐためにもリストそのものを見直す必要があるでしょう。

ToDoリストを目立たせる

リストをポストイットのような、自由に貼ったり剥がせたりできるもので作ったなら、それを目立つ位置に貼りましょう。

自作のメモや、ミスプリントの裏などに書くのであれば、カラーインクで書くなどして、他の資料とうっかり混ざってもすぐに見つけられるようにしておきます。

電話の横やそれ用のちょっとしたバインダーを調達したり、マスキングテープでデスクに貼っておくこともできます。

とにかく目立つ位置に置いておくことで、リストを見ながら業務を行うことができますし、終わったら線を引くなどして進捗状況を把握することもできます。

業務が達成できなかったら

急な来客や会議のために、やりたいと思っていたことすべてを行えないこともあります。そんな時こそリストの出番です。

まず、上司や同僚から急な予定変更を迫られた時には、朝作ったリストを見直し、優先すべきことを判断します。

もし、どうしても当日やり終えなければならず、予定を変更してしまったら後々悪い影響が出てしまうと思われるなら、その場で上司に指示を仰いだり、代わりに対応してもらえる人がいないか相談することができます。

リストがあるからこそ、その場の状況に流されずに正しい判断ができるのです。間も無く終業時間という時にも、朝作ったリストを見直しましょう。

優先順位を定めて業務を行った上で、当日達成できなかった業務が残っているなら、翌日に回すか、その日残業をしてでも片付けるかを考えます。上司に相談し、指示を仰ぎましょう。

翌日に回して問題のないものについては、翌日のリストの最初に書きます。つまり、翌日一番優先すべき業務として挙げておくわけです。

こうしたことから、ToDoリストは朝ではなく、帰る前に作ると言う人も多いかもしれません。

まとめ

たくさんの業務を抱えている時には、パニックになったり、とにかく早く取り掛かろうと焦ってしまうかもしれません。

しかしそういう時こそ、じっくり考えながらメモをすること、ToDoリストを作ることが大切です。

やるべきことをリストアップし優先順位を定め、順番通りに行うことで、納期内に成果を出すことができます。

リストを作ることを習慣化して、リスト無しでは業務を行わないというほど徹底させましょう。

手帳には手帳の役目があります。会議や来客、外出の予定などは手帳で確認しましょう。

始業時と終業時、また必要ならば途中でリストをチェックし、進捗状況を確認します。場合によっては予定を調整し、今日のリストに業務を追加したり、別の業務を翌日に回すといった作業も必要かもしれません。

良い仕事をする過程にはいつも良いメモがあります。自分なりのフォーマットで見やすいメモを作り、それを元に段取りよく余裕を持って業務に取り組みましょう。

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