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「アジェンダ」の意味や用法は?語源に注目すれば「レジュメ」との違いが見えてくる!

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「アジェンダ」は様々な場面で使われる言葉です。

国や行政などの公的機関が何らかの計画を打ち出す際によく用いられるほか、近年では大規模なイベントの準備などで使われることも多くなっており一般的にも浸透が進んでいます。

しかし、ビジネス用語としてのアジェンダは果たしてどんな意味で、どのように使われているのでしょうか。

このページでは、ビジネスシーンにおけるアジェンダの意味や用法などについて詳しく紹介します。


「アジェンダ」の意味とは?

さっそくアジェンダの意味をチェックしましょう。

同じ言葉でもビジネス用語と日常用語とでニュアンスが変わるものもあるため、元々の意味や語源をチェックする行程は欠かせません。

日本語で言うと「議事日程」のこと

アジェンダは英単語の“agenda”に由来するカタカナ語で、一般的には日本語で言うところの会議を前提とした「議事日程」や「進行予定」を指します。

語源を辿ると英語“agenda”のルーツはラテン語で「なされるべきこと」という意味であり、元々は教会の礼拝規定や礼拝・祭典の手順を定めた規範書を指すものだったとされています。

そして「なされるべきこと」というエッセンスは英語や日本語表現のカタカナ語になっても根付いています。

アジェンダは単なる行動計画やスケジュールの言い換えではなく「未来志向」という性質があります。

ビジネスシーン以外でもアジェンダが使われる場合もありますが、会議や議事進行を前提としないこともしばしばです。

その際の意味合いはむしろ語源であるラテン語の用法に近く、「取り組むべき課題」「検討課題」「課題解決に向けての行動計画」といったものが挙げられます。

会議の予定議題まとめ

アジェンダには会議の進行予定という意味があります。

この議事進行予定を文章や箇条書きにし、主な議題を網羅する予定表の形にまとめたものが「予定議題」です。

優れた議長や進行担当者ならば、会議においてアジェンダという言葉を使う際には単なる進行予定ではなく「議事進行を円滑に行うために予定議題をまとめたもの」という風に理解するでしょう。

これこそがビジネスシーンにおけるアジェンダの本質でもあります。

つまり会議の事前にアジェンダをまとめ、会議の準備を効率的に行うことは会議全体の進行を促し、品質を高めることにつながるのです。

またアジェンダには「当日会場で配布しなければならない」といったルールや制限があるわけではありません。事前に準備し、関係者に配布してもよいのです。

会議出席者に対してアジェンダを配布し、会議開催の事前通知と同時に議題に対する準備を促して会議の効率化を図ることも可能です。

「アジェンダ」の使い方は?

アジェンダの使い方をチェックしましょう。例文を挙げて3点ご紹介します。

「アジェンダ」の使い方と例文

例文:催事に向けての準備進行予定

当社は2020年12月に創業50周年を迎える。ついては株主・パートナーを招待し、記念式典を開催する予定だ。
そこで式典に向けて部門横断のプロジェクトチームを発足し、開催日までのアジェンダを作成することにした。

例文:(国際的な)行動計画

1992年にブラジルのリオデジャネイロにて地球サミットが開催され、リオデジャネイロ宣言や気候変動枠組み条約などと併せて「アジェンダ21」が採択された。

例文:議事進行予定

本日の会議アジェンダは次の通りです。
 会議名:△△期予算審議会議
 日時:令和元年1月31日 13:00~17:00
 場所:本社大会議室
 参加者:鈴木、田中、松本、伊藤、谷口(敬称略)
 会議の目的:来期予算の作成

 配布資料:
  ・第三四半期決算予測資料
  ・当期決算予測資料
  ・前年度実績資料
  ・部門別業績資料

 進行予定:
  ・業績概要説明   13:00~13:30
  ・A部門予算審議  13:30~14:30
  ・B部門予算審議  14:30~15:30
  ・C部門予算審議  15:30~16:30
  ・審議総括      16:30~17:00

 備考:来期予算は前年度実績および当期決算予測を元に作成します。

「アジェンダ」の書き方は?

例文により、アジェンダのイメージが掴みやすくなったところで会議用のアジェンダを作成する状況を想定しましょう。

アジェンダ作成にはポイントがいくつかあります。順を追って見ていきましょう。

日時・場所・参加者・議題を記載する

アジェンダを作成するに当たって、必須といえるのが日時・場所・参加者・議題を記載することです。英会話の基本は5W1Hといわれます。

「誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように」といった疑問形で不明点を解消していくのです。

これはビジネスシーンでも大いに役立つ方法論であり、特に会議などの話し合いを前提としたアジェンダ作成の場合は日時(いつ)・場所(どこで)・参加者(誰が)・議題(何を)の4要素が重要だといえます。

ちなみに「なぜ・どのように」の2要素については、会議や話し合いの中で肉付けが進んでいくと考えればよいでしょう。

「アジェンダ」書き方のポイント

アジェンダの書き方にはいくつかのポイントがあります。

なんといっても肝心なのは、日時・場所・参加者・議題といった必須事項を網羅することです。

次に、各議題に関する順番やタイムテーブル・時間配分を決めることです。

特に順番に関してはただ単に重要かどうかだけでなく、議事を進行する上で最も自然で効率の良い順序を考える必要があります。

また、全ての議題に対して均一に時間を配分することが必ずしもベストとは限りません。

議題ごとの内容やボリュームに応じてそれぞれ割り当てる時間を加減する方が望ましい場合もあります。

会議全体の目的を明確に設定することも大事で、議題が複数に枝分かれしたり会議が長丁場になったりすると各論に目がいき、主目的が何であるかということが忘れられがちになります。

そんな時、何のために話し合いを行っているのかという原点に立ち戻ることは非常に重要です。

「アジェンダ」と「レジュメ」の違いとは?

アジェンダと似ているという理由でよく比較されるのが「レジュメ」です。

レジュメとは主に授業や講義で配布されるもので、一種のまとめ資料やダイジェストのことです。いわゆる「サマリー」に近いものといえるでしょう。

アジェンダとの最も大きな相違点として、レジュメには「進行予定」や「行動予定」という意味はないということが挙げられます。

アジェンダには予定をこなしたり未来の課題に対応したりといった作成者の意思が介在するのに対し、レジュメはあくまで資料としての役割に限られるという特徴もあります。

両者の特徴をまとめると、実現していない、あるいは達成していないものを形にしようという未来志向の性質があるのがアジェンダです。

一方既に存在するものを発表したり、わかりやすく伝えるためのまとめ資料がレジュメであると理解すればよいでしょう。

会議では事前にアジェンダを共有しよう

アジェンダを有効活用するには、物理的にも工夫が必要です。

当日会議の場で配布するよりも、事前に参加者全員でアジェンダを共有する方が効率的ですね。

例えば会議出席予定者に対してアジェンダを事前に配布しておけば、議題に対して有益な意見をまとめたりプレゼンテーション用に資料を別途用意してくれたりする可能性が高まります。

またなんといっても事前に論点が整理され、何を話し合えばよいか、あるいは何を準備すればよいかが明らかになっているというのは大きなポイントです。

各人が議題を理解するためのリードタイムを短縮し、最初から本題に入って議事進行上の効率的なスタートダッシュを決めることもできるでしょう。

議事進行役の立ち回りが問われるのは当日の会議の場だけに限りません。

まとめ

アジェンダとは単なる「スケジュール」や「目標」ではなく、それらの未来につながる構成要素を総合的にまとめたものです。

アジェンダの性質として一番肝心なものは未来志向であるということです。

不明瞭で不安を感じる未来の課題を整理し、解決していくための道筋を示す基となるものがアジェンダなのです。

ビジネスに限らず、日常生活や人生においてもアジェンダは大いに役立つはずです。

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