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「サマリー」の意味や用法とは?ビジネス用サマリーの書き方も紹介

ボリュームの大きい内容を他人に説明する際、まずはポイントを理解してもらいたいと考えることがありますよね。

前もって話の要旨を伝え、その上で詳細を述べていくという要領です。

また、プレゼンテーションでは先に結論を述べるのが定石ともいわれています。

そこで役立つのがサマリーです。サマリーは論文や研究の発表、あるいは企業の商品説明などあらゆる場面で使われています。

サマリーの意味や用法を理解し、有効活用していきましょう。

サマリーとはどんな意味?

そもそもサマリーとはどんな意味でしょうか。外来語だとして、はたして英語に由来するのでしょうか。

基本的なポイントをチェックしてみましょう。

要約と概要

サマリーには要約・概要という意味があります。

要約という意味で使う場合は、要点を簡潔にまとめるというニュアンスです。

つまり主要なポイントを抜き出したものと考えればOKです。

対して概要の場合は、全体として伝えるべき内容を大まかにまとめるという意味です。

イメージとしては概略に近いニュアンスですね。

少しずつ意味が異なるのですが、どちらも「大事な部分をまとめる」という点で共通しているといえるでしょう。

サマリーを英語で表すと?

サマリーは英語の“summary”に由来します。“summary”のルーツを紹介しましょう。

“sum”にはかき集める・集約するという意味があります。

Excelなどの計算ツールに、集計用のSUMという機能があるのをご存知ですね。

“summary”とは、集計や集約を意味する“sum”から派生した言葉なのです。

ちなみに先進国首脳会議、通称サミット(summit)も“sum”から派生した言葉です。

「サマライズして!」と言われたら?

英語のイディオムに“to summerize”という言い回しがあります。

「要するに」「要約すると」という意味で、簡潔にまとめて話をする際に使う表現です。

「サマライズして!」というツッコミは、“to summerize”の状態で話してくれというニュアンスです。

つまり、要点を手短にまとめて欲しいと要求しているわけです。英語のニュアンスをうまく活かした日本語表現といえるでしょう。

シーン別で分かるサマリーの使い方と例文

次に、サマリーの具体的な用例を紹介します。

サマリーの使い方は業界・分野によって少しずつ異なります。例文を交えつつ解説していきます。

一般的なビジネスシーンにおける「サマリー」の使い方

一般的なビジネスシーンにおいてサマリーという場合は、主にプレゼンテーションの機会が多いでしょう。

例として、新商品のコンセプトやセールスポイントを関係者向けに説明する会議を想定しましょう。

対面で一人の相手に話をする場合とは異なり、多数の人間が相手です。

端折らずに、順を追って説明していく必要があります。しかし丁寧に説明しようとすればその分時間がかかります。

すると結論に辿り着くのがどんどん遅くなってしまいますよね。

丁寧にしようとするあまり、かえって冗長なプレゼンテーションになってしまうという例はよくあります。

そこでサマリーの出番というわけです。

まず最初にプレゼンテーションの中で一番伝えたいこと、理解して欲しいポイントを簡潔に伝えることが大事です。

新商品の売出しに関するプレゼンテーションであれば、予想売上および数値根拠や、他社競合商品との差別化ポイントを真っ先に訴えてもよいでしょう。

質疑応答を予測して予め急所を押さえておくという考え方も成り立ちます。

そして会議内での論点を急所部分に集中させることにより、議事進行の上でも時間の有効活用につながるはずです。

例文

新商品αは営業部二課が総力を挙げて送り出す自信作だ。C社の有名商品と競合するが、当社ならではの機能を差別化ポイントとして売り込める。社内プレゼンテーションではαの特徴や魅力を説明する。なおサマリーとして、C社競合商品との比較と差別化ポイントをまとめた資料を提示する予定だ。

金融業界における「サマリー」の使い方

金融業界におけるサマリーは、いわゆるマーケットサマリーと呼ばれるものを指します。

マーケットサマリーとは為替・株式・金融などの市場動向や、経済指標に関する概況を要約したものです。

マーケットサマリーは金融機関の他、証券会社・報道機関などが自主的に作成・公表します。

例文

消費税増税に伴う市況影響は、金融業界各社がこぞって取り上げるテーマである。会社によって見解は様々に分かれており、それぞれのサマリーを読むだけでも興味深い情報が得られるだろう。

医療業界における「サマリー」の使い方

医療業界におけるサマリーとは、患者の総合的な医療情報を網羅した要約資料を指します。

具体的には症状・処置・経過・検査結果などを記録し、電子データとして保存するのが一般的です。

サマリーは転院に伴う情報引き継ぎや、退院後に外来で受診する際に役立てられます。

なおカルテは医師が紙媒体で作成し、院内に限り利用されます。病院間でカルテを引き継ぐことはありません。

例文

患者Aさんに対する診察の結果、当院では対応できない症状であることがわかり転院してもらうことになった。ついては受け入れ先の病院に情報の引き継ぎを行うため、サマリーを提供する必要がある。

IT業界における「サマリー」の使い方

IT業界におけるサマリーは主に計算結果を指します。数値の合計だけでなく、集計や分析という意味でも使われます。

サマリーの語源である“SUM”に最も近い用法が、IT業界におけるサマリーといえるでしょう。

なお、IT業界におけるサマリーには計算結果以外の用法もあります。

ブログやホームページのWeb記事に、記事の要約・まとめが付されているのを見たことがあるはずです。これも立派なサマリーです。

サマリーを付す理由としては、要約を明示することで記事の読みやすさをUPさせ、集客力を高める狙いが挙げられます。

例文

業績管理に当たってExcelのオートSUM機能を利用し、支店ごとの業績をサマリー化することに成功した。またサマリーによって支店ごとの売上構成比と、全社計も算出できた。

サマリーの付く言葉をチェック

応用編として、サマリーの付く言葉をチェックしましょう。

派生語を3つ紹介します。

サマリーシート

サマリーシートに関する明確な定義はありません。つまり便宜的なフレーズということになります。

サマリーシートとは、サマリーのひながた・定型フォームといった意味合いで使われることが多いです。

例えば営業活動を報告する際、サマリーの形式で提出することがルール化されている場合もあるでしょう。

報告書をチェック・管理する立場としては、報告事項の項目や書式・体裁が統一されている方が望ましいはずです。

つまり、予め会社側でサマリーの形式を定めておくという判断があっても何ら不思議ではありません。

主として記入要領が定められたサマリー用のフォームをサマリーシートと呼ぶようです。

サマリーレジュメ

サマリーレジュメについても、今のところ明確な定義は存在しません。サマリーレジュメという言葉を便宜的に説明します。

サマリーはひと目でわかるような簡潔な要約で、媒体も紙やWebページなど様々であるのがほとんどです。

一方レジュメは主として文書の形式で、出席者に配布する発表用のまとめ資料といった位置づけです。

しかしサマリーが英語、レジュメがフランス語と呼び方が異なるだけで、内容的には同じものを指すという意見もあります。

サマリーレジュメについてはサマリーともレジュメとも取れる要約・まとめだと解釈すればよいでしょう。

つまり発表用文書としては非常にコンパクトかつシンプルである一方、紙ベースにこだわらず電子媒体を使った資料が当てはまります。

実際にビジネスシーンにおいてはペーパーレス化が進み、プロジェクション機器やPCを利用して会議を行うことも珍しくありません。

サマリーレジュメは、従来のサマリーとレジュメの区別を取り払う可能性を秘めているのかもしれません。

サマリーポケット

サマリーポケットは用語ではなく、事業サービスの呼称です。

サマリーポケットとはサマリー社が提供する新しい形態のトランクルームサービスです。

従来型のトランクルームや貸倉庫の場合は所定の場所まで出向き、現場で直接荷物の出し入れをするのが一般的でした。

しかしサマリーポケットの場合は、アプリ一つで集荷から収納まで済ませられます。

つまり手続きや作業を自宅で完結できるという点が大きな特徴です。

荷物はダンボール単位で管理するため、大型の荷物を沢山扱うには不向きです。

少量の荷物を出し入れするには非常に手軽で便利なサービスといえるでしょう。

サマリーの類語とは?意味と使い分けを確認

続いてサマリーの類語を紹介します。意味や使い分けも併せてチェックしましょう。

アジェンダ

アジェンダとは主要な行程を網羅したものです。

ビジネスシーンでは会議における予定議題のまとめを指します。

また政府や行政においては大がかりな政策における主要行程を指します。

レジュメとの違いとして、未来の課題解決に向けて道筋をつけるのがアジェンダの特徴です。

シノプシス

シノプシスとは大まかなストーリー、すなわちあらすじのことです。

映画や小説、ドラマなどにおける主なシナリオ展開をまとめたものと考えればよいでしょう。

レジュメ

レジュメとは主に、人々の前で発表する内容をまとめた資料を指します。

レジュメは紙ベースで印刷し、講義や会議において出席者に配布するのが一般的です。

アウトライン

アウトラインとは物事における外郭・輪郭のことです。概要・あらましともいわれます。

規模の大きい仕事や創作物に取りかかる際、いきなり細部に手をつけるのは非効率ですよね。

まず大まかな段取りを考えたり、全体的な構想を練ったりする作業から入るべきです。

つまり、無意識のうちにアウトラインを活用している人は多いのです。

ビジネスに役立つ!サマリーの書き方

優れたサマリーはビジネスにも役立ちます。ヒントになるのが、派生語として紹介したサマリーシートです。

サマリーシートはビジネス上の報告書として、必要性・重要性の高い項目を網羅しているはずです。

報告書を読む上司や責任者の立場で考えれば、よりいっそう理解に近づけるでしょう。

ビジネス向けサマリーの要点として次のような項目が考えられます。

  1. いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって(5W1H)
  2. 主な内容
  3. 結果や結論
  4. 考察

上司や責任者が関心を持つのは、つまるところ会社にとってのインパクトです。

受ける影響が良いか悪いか、またどの程度の規模なのかという点なのです。

会社へのインパクトを念頭に置きつつ上記の4項目を網羅すれば、自ずと良いサマリーを作成できるでしょう。

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