トラブル解消テクニック

間違い電話がかかってきた!社名を名乗るなら好印象を残そう

自宅にかかってきた間違い電話は、別の電話を待っていたり、寛いでいたりと、状況によってはストレスを感じてしまうものですが、職場にかかった間違い電話を処理するのは仕事の一環です。

決してイライラしてはいけません。どんなに忙しくても、または同じ人が何度も間違えてきたとしても、辛抱強く問題を解決しなければなりません。

では、いつ来るかわからない間違い電話に備えて、2つのポイントを押さえておきましょう。

どうして間違えたのか

社名を名乗って電話に出たところ、電話の相手に「○○ですが、山本さんいらっしゃいますか?」と言われましたが、“山本”という社員がいない場合、名前を間違えているか、電話をかける先を間違えているかのどちらかです。

電話をかける会社を間違えたのか、担当者の名前を間違えたのかを確認します。

例文

「恐れ入ります。こちらは○○社ですが、弊社に山本というものは在籍しておりません。どちらにおかけでしょうか?」

別の場面で、「山本さんのお宅ですか?」とかかってきた場合はどうでしょう。

例文

「恐れ入ります。こちらは○○社でございます。電話番号は何番におかけになりましたか?」

相手の電話番号を聞いて、「こちらは03-1234-5678番ですので、番号が違うようでございますね。」と丁寧に伝えましょう。

番号が合っているなら、相手の控えた番号が間違っていることになります。

その場合は、「番号は合っているようですが、こちらは○○社でございます。もう一度番号をお確かめ頂けますでしょうか?」とお願いしましょう。

ここは自宅ではなく職場ですから、ただ「山本さんのお宅ですか?」「違います。」で終わらないようにしましょう。

相手がどうして間違えたのか、その理由が分からなければ、数分も立たないうちにまた同じ間違い電話がかかって来る可能性があります。

それは、お互いにとって時間の無駄です。

電話の切り際が重要

相手が間違えたということがわかったら、この電話対応は終わりということになります。

相手に「すみませんでした。」と謝罪されたら、「いえ、とんでもないことです。また何かご用命がございましたらよろしくお願いいたします。」と言って、相手を安心させつつ、良い印象を残しましょう。

時々、何も言わずにガチャンと切られてしまうことがあります。

そんな時は、ついムッとしてしまいがちですが、たとえ電話が繋がっていなくても、自分が受話器を置く時には「失礼いたします。」と言って置きます。

職場にもよりますが、窓口のあるオフィスなど、何かを待っているお客様は意外とスタッフの電話応対に耳を澄ませているものです。

無言で電話を切る姿は、決して気持ちの良いものではありません。

例え間違い電話でも電話の印象は大切


ビジネスの電話応対で相手に好印象を持たれる話し方とは?

電話応対を苦手にしている方は意外と多いものです。しかし、お客様や取引先との接点となる重要性を持っています。 電話応対が苦手だからといっていつまでも避けているわけにはいきませんので、電話応対で好印象を持 ...

見ている人には、相手の電話が無言で切れたことなどわかりませんから、どんな場合もきちんと最後の言葉を述べてから電話を切るようにしましょう。

まとめ

忙しい業務の中、間違い電話への対応は面倒なものかもしれませんが、間違ってかけてきた人が、自社にとって全く無関係な人であるとは限りません。

自社との取引もある会社の担当者が、別の会社にかけるつもりで電話番号を間違えてしまったということもあるのです。

間違えて申し訳ないと思っている本人に対して、明らかに迷惑だというような態度を取るなら、相手に不快感を与えてしまいます。

場合によっては今後の取引に響く可能性もありますし、そこまでにはならなくても、電話の対応が悪いとクレームになるかもしれません。

電話を取るということは、その間、会社を代表するということです。

たとえそれが間違い電話であったとしても、会社の印象や評判を背負っていることを忘れずに、親切かつ丁寧に対応しましょう。

その仕事、本当に向いてる?

  • 今の仕事、本当に自分に向いてる?
  • 実はもっと活躍できる場所があるんじゃないの?

もし、こんな悩みがあるなら、、、

自分の強みを見つけて、本当の「チカラ」を発揮できる仕事の見つけ方をお伝えします!

\本来のチカラが120%発揮できる!/

活躍できる仕事の見つけ方を知る

 

よく一緒に読まれてる記事は?


間違い電話をかけてしまったら?ビジネスシーンでチャンスにつながる対応

電話をかけたら、間違えて違うところにかけてしまったということはないでしょうか。 ビジネスでは、そのようなときも丁寧な対応をしましょう。相手の顔が見えないから、知らない人だからと、ぞんざいな対応をしては ...

相手の名前が聞き取れない!?注意されて泣きそうになる電話の聞き返し方

電話をかけて来た相手は、最初に必ず会社名と自分の名前を名乗るのが礼儀です。 でも、中には名前を名乗りたがらない人や自分の名前ぐらい知っていて当然と考える人がいます。 また、名前を聞くタイミングを間違え ...

ビジネスの電話応対で相手に好印象を持たれる話し方とは?

電話応対を苦手にしている方は意外と多いものです。しかし、お客様や取引先との接点となる重要性を持っています。 電話応対が苦手だからといっていつまでも避けているわけにはいきませんので、電話応対で好印象を持 ...

「お間違いないでしょうか」は誤った敬語表現?正しい言い方は?丁寧語を上手に使って解決!

一見丁寧な言い回しでも、敬語表現として適切ではないというケースはしばしばあるもの。 「お間違いないでしょうか」というフレーズは典型例でしょう。 果たして「お間違いないでしょうか」というフレーズの、どの ...

-トラブル解消テクニック
-, ,

© 2021 [ビジザル]