差が出るデキル電話のコツ

電話相手が不在どうする?何度もかけるのが気が引けるとき4つの対処法

更新日:

相手が他の電話に出ていて話し中であったり、出張中で不在など、すれ違ってしまって、なかなかタイミングが合わないことがあります。

さらに相手が忙しい人だと、次に電話をかけるタイミングも悩ましいですね。

一度の電話で相手と話すことができれば簡単に済む用件も、すれ違ってしまうと苦労しますね。

しかし、そのようなときも丁寧な応対を心がけなければなりません。

電話をかけた相手が不在の場合

相手が電話中で、切らずにそのまま待ちたい場合

例文

「では、お電話が終わるまで待たせていただきます」

相手が電話中の場合は、すぐに終わりそうかどうか聞いてみます。

もうすぐ終わりそうとのことであれば、そのまま待たせてもらう旨を伝えます。

相手が席を外している場合

例文

「何時頃にお戻りの予定でしょうか?」
「それでは1時間後にあらためてお電話いたしますので、そのようにお伝えください」

相手が打ち合わせで席を外していたり、外出している場合、戻る予定時間を確認しましょう。

「すぐに戻ると思います」と言われた場合であっても、かけ直す時間は余裕を持たせ、再度かけ直す時間の目安も伝えます。

相手が出張中の場合

例文

「いつごろ出社なさいますか?」
「ではあらためて○月○日(出社予定日)にお電話いたします」

相手が出張中と言われた場合は、出社日を確認するとよいでしょう。

「差し支えなければ、いつごろ出社されるか教えてください」と、クッション言葉も入れて、出社日を聞くとやわらかく丁寧な印象になります。

クッション言葉で印象が変わる!


印象が良くなるクッション言葉!電話が鳴るたびにビクビクしない効果的な使い方

間違ったことは言っていないのに、どうして受け入れてもらえないんだろう。まじめにやっているのに、どうしてうまくいかないんだろう・・・と思ったことはありませんか? 仕事をする上で、周りの人とうまくいくため ...

また、長期不在や急ぎの用件の場合は、応対者に用件を伝えて、ほかの人が対応できるか判断してもらうとよいでしょう。

電話を再度かけ直す場合

「何度もお電話いたしまして、申し訳ございません」というひと言から始めましょう。

対応する人に何度も取り次ぎをお願いすることになりますので、お詫びの気持ちを伝えると丁寧です。

2度目の電話である旨をさりげなくアピール

名前を名乗る時は、「先ほどお電話いたしました○○でございますが」と、2度目の電話であることも伝えましょう。

そうすることにより、前回の電話と違う人が出た場合でも、こちらが何度も電話をしているということがわかります。

失礼のないようにしたい!


【電話のかけ直し】相手に失礼のない折り返し電話のかけ方

外出中や他の電話に出ている最中に、電話が入ることはよくあります。 せっかく連絡をもらったのに不在にしていたので、相手に失礼のないよう折り返し電話をかける必要があります。 Contents1 不在でお待 ...

電話を再度かけなおす時間は?

急ぐ用件であるかそうでないかによって違うかもしれません。

急ぐ場合は、相手のスケジュールを考える必要はありますが、1~3時間くらいの間に折り返しがないと電話してみましょう。

留守電があれば、伝言を残すようにします。

恥をかかない留守電の残し方


【留守電の入れ方】ビジネスシーンで恥をかかないメッセージの残し方

電話をかけたら、留守電になってしまい、少し考えたものの、焦ってそのまま電話を切ってしまったということはありませんか? かけた電話が留守電につながると、瞬時に何を話すか考えなければならないので、入れ方に ...

急がなければ、翌日かけなおしたり、メールを送っておいたりするのがいいですね。

何度か電話したが、常に相手が不在の場合

こちらの用で電話をかけた場合は、かけ直しが原則です。

しかし戻り時間次第では、伝言、または折り返し電話をかけてもらうか判断して、応対者に依頼してもよいかもしれません。

自分に外出の予定がある場合は、自分から再度かけ直しますと伝えるか、伝言を依頼しましょう。

伝言や折り返しの電話を依頼する

例文

「それではご伝言をお願いできますでしょうか?」
「先日納品いただいた商品の件で確認したいことがございますので、誠に申し訳ございませんが、戻られましたら、至急お電話をいただきたいとお伝えいただけますでしょうか」

急ぎの用件で折り返しの電話を依頼する場合、何の用で電話がほしいのか、簡単に用件を伝えます。

例文

「念のためお電話番号を申し上げます」

折り返し電話を依頼する場合は、電話番号を伝えます。相手の戻り時間を聞いておき、そのときに自分が確実にいる場所の電話番号を伝えましょう。

携帯への折り返し電話を依頼する

例文

「席をはずしていることもありますので、携帯電話にいただけますでしょうか?」

相手の戻り時間に自分が不在の場合

例文

「私も外出してしまいますので、16時頃お電話いただきたい旨お伝えください」

相手が折り返しの電話を提案してくれた場合

例文

「ありがとうございます。こちらの用事で大変申し訳ございませんが、折り返しお電話いただけますようお願いいたします」

感謝の気持ちも表して、申し出を受けましょう。その際、何時頃に連絡をもらえそうか確認してから、電話番号を伝えます。

まとめ

何度も同じように電話をかけると迷惑になってしまいますので、相手が不在の場合は、戻る予定時間を確認して、次の電話をかけるタイミングを見計らうようにします。

相手との関係や用件にもよりますが、何度も電話することになるようであれば、伝言や折り返しの電話を依頼するなど判断して、応対者に依頼しましょう。

そして、電話を応対してくださっている人に対する気遣いも忘れずに、丁寧に話しましょう。

よく一緒に読まれてる記事は?


休日に上司への電話は迷惑?!当日中じゃないとダメなときの電話マナー

仕事の状況により、上司が休みの日に、連絡をとらなければならないケースもあるでしょう。 特に土日も現場が動いているサービス業や、それに関連した営業マンは、上司が休みの日に連絡をとる状況が多いかもしれませ ...

電話をかけるときの第一声は?まわりからドン引きされないビジネス電話のマナー

最近はメールやラインでのやりとりが多いので、社会人になってから、電話をかけることを苦手に感じている人も多いかもしれません。 けれども仕事をする上では、電話をかけることは欠かせません。 正しいビジネス電 ...

-差が出るデキル電話のコツ
-, , ,

Copyright© [ビジザル] , 2019 All Rights Reserved.