ビジネス電話のかけ方

電話をかけるときの第一声は?まわりからドン引きされないビジネス電話のマナー

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最近はメールやラインでのやりとりが多いので、社会人になってから、電話をかけることを苦手に感じている人も多いかもしれません。

けれども仕事をする上では、電話をかけることは欠かせません。

正しいビジネス電話のマナーを身につけて、相手に良い印象を与える電話の第一声を意識できるようなりましょう。


電話をかけるときは第一声で決まる

電話をかけるときは最初が肝心です。最初の第一声で、相手に与える印象が決まってしまいます。

電話を受ける側は、どのような人が、どのような電話をかけてきたのか分かりませんので、心の底に不安を抱きながら、電話に出ます。

最初の声から良い印象を受けるか、悪い印象を受けるかで、話を聞く態勢が変わってしまいます。

電話での第一声は、電話を受けるほうにとっても、かけるほうにとっても重要です。

ビジネス電話をかける流れ

まずは、電話をかけるときの第一声など基本的な流れをみてみましょう。

step
1
自分の名前を名乗り、挨拶をする

「○○社の○○でございます。いつもお世話になっております」

step
2
取り次ぎを依頼する

「恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますか」

step
3
名指し人が出たら、もう一度名前を名乗り、挨拶をする

「○○社の○○でございます。いつもお世話になっております」

step
4
用件のアウトラインを告げ、相手の都合を尋ねる

「本日は・・・の件でお電話いたしました。今お時間はよろしいでしょうか」

step
5
用件が終わったら、終わりの挨拶をして電話を切る

「よろしくお願いいたします」
「失礼いたします」

それでは、電話をかけるプロセスのうち、名前を名乗る~取り次ぎの依頼について、大事なポイントをみていきましょう。

声のトーン

印象の良い第一声とは、どんな声でしょうか。

それはひと言で言うと、明るくさわやかな声です。声のトーンは明るく、高めにすると相手も聞きやすくなります。

背筋を伸ばし、良い姿勢で電話をかけましょう。それにより、電話をかける自分の気持ちもシャキッとしますし、声もよく出るようになります。

声の大きさ

声の大きさも意識しましょう。小さな声でボソボソ話すと、不信感を与えてしまいます。

また声が大きすぎても、相手に不快感を与えてしまいます。

大きすぎても、小さすぎても良い印象にならないので、普段から自分の声の大きさがどんな感じなのか、意識しておくとよいでしょう。

話すスピード

早口で話すと、相手は聞き取りづらくなります。

特に最初に名乗るときは、相手が聞き取りやすいよう、少しゆっくりめで、はっきりと名乗りましょう。

対面に比べて、電話の声のほうが聞き取りにくいですし、知らない名前ですと、聞いた瞬間にぱっと頭に入りにくいものです。

最初が聞き取れないと、その後の話もしっかり聞いてもらうことができません。焦って早口にならないように気をつけましょう。

名前をの名乗る

電話をかける前には深呼吸をして、姿勢を整えましょう。相手が出たら、少し高めの声のトーン、少し大きめの声で、はっきりと名乗ります。

例文

「いつもお世話になっております。○○社の○○と申します」

名指し電話にもマナーがあります


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取り次ぎの依頼

次に、取り次ぎをお願いする際には、「○○様はいらっしゃいますか」と尋ねましょう。

「○○様はおられますか」と言う人もいますが、この敬語は正しくありません。

また、「恐れ入りますが」とクッション言葉も入れて、丁寧に取り次ぎを依頼しましょう。

例文

「恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますか」

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まとめ

ビジネスシーンでは、電話をかけるだけでも、意識することがたくさんあります。

顔が見えなくても、声で伝わるものは多く、声だけで相手に与える自分の印象、会社の印象が決まってしまうからです。

そのため、電話のかけ方ひとつで、その後の仕事の成果にも影響してしまいます。

社会人になって間もないと、電話をすることに躊躇してしまう人もいるかもしれません。

まずは、深呼吸をして良い姿勢を作ってください。それだけでも、電話をするのは苦手・・・という後ろ向きの気持ちが前向きになってきます。

スタートがよければ、その後もスムーズに話を進めやすくなります。

まずは、声のトーン、大きさ、話すスピードを意識しながら、はっきりと自分の名前を名乗ることを心がけましょう。

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