ビジネス電話のかけ方

名指し電話の挨拶どうする?仕事をスムーズに進めるスマートなかけ方

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ビジネスシーンで電話をかけるとき、スマートに電話がかけられるようになるとよいですね。

ビジネスマナーを身に付けていくうえで、やり方だけを覚えようとすると、なかなか自分のものになりません。

円滑なコミュニケーションを行い、仕事をスムーズに進めるためには、相手に配慮することが大事です。

そのことをしっかり理解できれば、どのように対応し、どのように振る舞うのがよいか、自然とマナーが身についていくでしょう。

それでは、スマートに電話をかけるには、どのようなことに注意するとよいでしょうか。名指し人が電話に出てからの会話についてみていきましょう。

名指し電話をかける流れ

まずは、電話をかける基本的な流れを確認しましょう。

  1. 自分の名前を名乗り、挨拶をする
  2. 取り次ぎを依頼する
  3. 名指し人が出たら、もう一度名前を名乗り、挨拶をする
  4. 用件のアウトラインを告げ、相手の都合を尋ねる
  5. 用件が終わったら、終わりの挨拶をして電話を切る

名指し電話の会話例

次に、名指し人が電話に出てからの会話例をみてみましょう。

例文

「お待たせいたしました。田中です」
「ごぶさたしております。○○社の鈴木です。先日のキャンペーンでは大変お世話になりました」
「こちらこそ、その節はありがとうございました。その後調子はいかがですか」
「おかげさまで順調に進んでおります。ところで、本日は秋のキャンペーンの件で、お電話させていただきました。5分ほどお時間いただいてもよろしいでしょうか」

それでは、名指し人が出てからの会話について、注意するポイントを詳しくみていきましょう。

名指し人が出たら、まずは挨拶をする

取り次ぎ人に名乗り、挨拶をしましたが、名指し人が出たらあらためて名前を名乗り、挨拶をします。

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初めて電話した人に対しての挨拶

名指し人が電話に出たら、再び名前を名乗り、挨拶をします。

例文

「○○社の○○と申します。いつもお世話になっております」

なぜ、初めて電話する相手に「お世話になっております」ではなく、「いつもお世話になっております」と言うのか、疑問に思う人も多いでしょう。

個人としては、初めてかもしれませんが、会社という組織全体での視点で考えてみてください。

会社としては取り引きがあるかもしれませんし、間接的にはお世話になっている可能性も否めません。そのため、初めての相手であっても「いつもお世話になっております」と言うのです。

ビジネスシーンで電話するときは、単に個人としてではなく、会社の顔で電話しているということを忘れないようにしましょう。

過去に関わりのあった人に対しての挨拶

過去に会ったことがある人や、メールでのやりとりなど関わりのあった人に電話するときには、いつ、どんなときに会ったのか、関わりがあったのか思い出しておくことが大事です。

それを踏まえたうえで、最初の挨拶に、心をこめて言葉を入れましょう。

例文

「ごぶさたしております」
「先日はありがとうございました」
「メールで何度かやりとりさせていただいておりましたが、なかなかお電話でご挨拶できず申し訳ございません」

使える参考フレーズ

相手との関係性や状況に応じて、最初の挨拶も使い分けましょう。

いつも会っている人の場合

例文

「○○社の○○と申します。いつもお世話になっております」
「いつもありがとうございます。○○社の○○と申します」

前回初めて会った人の場合

例文

「○○でお会いした○○社の○○と申します。その節はどうもありがとうございました」
「○○でご一緒させていただいた○○社の○○です。先日はお忙しいなか、どうもありがとうございました」
「○○社の○○と申します。先日は○○で大変お世話になりました」

久しぶりに会う人の場合

例文

「ごぶさたしております。○○社の○○と申します。○○の件では大変お世話になりました」
「ごぶさたしております。○○の件でお世話になりました○○社の○○と申します」

会ったことの無い人の場合

例文

「お忙しいところ、突然のお電話で申し訳ございません。私、はじめてお電話いたします○○社の○○と申します」

相手の都合を尋ね、用件のアウトラインを述べる

挨拶をしたら、次に相手の都合を尋ね、用件のアウトラインを述べます。

相手の状況に配慮する

用件を伝え、話す時間がとれるかどうか確認しましょう。

例文


「本日は○○の件でお電話いたしました。5分ほどお時間いただいてもよろしいでしょうか」

おおよその会話の時間も伝えられると親切です。

相手が電話に出るときは、仕事の手を止めて電話に出ていますので、相手に対する配慮が大切です。

電話に出た相手は、書類の作成に集中していたのに中断してくれたかもしれない、外出しようとしていたかもしれない。

常に想像力を働かせ、相手のことを考える習慣をつけましょう。

相手のことを考える習慣がつけば、「お時間よろしいですか」という質問が自然に口から出るようになりますし、相手にも配慮していることが伝わり、丁寧に対応されていると感じてもらえます。

用件を簡潔に話す

相手が今話せると言ったとしても、基本的には限られた時間のなかで仕事をしています。必要以上に相手の時間をとらないよう、用件は簡潔に話すように心がけましょう。

そのためにも、電話をかける前に、話す内容を整理しておくことが重要です。

分かっているつもりでも、思いつくままに話すと、説明が明確ではなかったり、必要以上に長引くことが多いものです。

事前に話すポイントをメモしておくと、言い忘れも防げます。

話の流れで相手から質問を受ける可能性もありますので、関連する資料もすぐに見られるよう、手元に用意しておくと、スムーズに話を進めることができます。

まとめ

スマートな電話をかけるためには、電話をかける前に話すことをまとめておく、資料を手元に用意するなど、事前の準備が大切です。

特に電話に慣れないうちであれば、なおさらです。準備を整えて、万全にしてから電話をかけましょう。

そして、常に相手に対する配慮を心がけること。見えない相手の状況を想像しながら、電話をかけます。

相手の時間を必要以上にとらないよう、スムーズに簡潔に会話を進められるようにしていきましょう。

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