差が出るデキル電話のコツ

ビジネス電話での依頼やお願い!気持ちよく引き受けてもらう言葉遣い

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ビジネスシーンで依頼やお願いをするときには、いつも以上に相手に敬意を払う必要があります。お願いする立場をわきまえ、相手より一歩下がった態度を心がけます。

ビジネス上では、上下関係や力関係がありますが、自分が上の立場だからといって、命令するような言い方で依頼をするのは好ましくありません。

気持ちよく引き受けてもらえるような言い方をするように気を配りましょう。

丁寧でやわらかい印象をつくる

お願いや依頼をするときは、最初にお願いをしたいということを伝えると、相手もこれから話されることに対して気持ちを準備できます。

こわばった雰囲気で相手にお願いがあると伝えると、相手も面倒なことを言われるのかと身構えてしまいますので、表情や声のトーンにも気をつけて、少し控えめに、やわらかい印象を心がけましょう。

今、相談してもよいか相手の都合も配慮し、確認することも大切です。

例文


「おりいってご相談があるのですが、今、お時間はよろしいでしょうか」
「少しお時間いただいてもよろしいでしょうか。相談にのっていただきたいことがあるのですが」
「今、進行しているプロジェクトの件で、お願いしたいことがあるのですが」

依頼・お願いをするときの婉曲的な言い方

「~してください」と言い切ると命令的に聞えるので、「~していただけませんか」 「~していただけませんでしょうか」と婉曲的な言い方をすると、丁寧にお願いしている印象となります。

例文


「先日の会議で配布された資料のデータをいただけませんでしょうか」
「明日の午後までに、ご連絡いただけませんでしょうか」

クッション言葉

クッション言葉を使って、やわらかく丁寧な表現をしましょう。

例文

「申し訳ございませんが」
「もし、よろしければ」
「お忙しいところ恐れ入りますが」
「ご多忙のところ、誠に申し訳ございませんが」
「お手数おかけいたしますが」
「お手数おかけし、誠に申し訳ございませんが」
「誠に勝手なお願いではございますが」
「勝手を申しまして、恐縮ですが」

クッション言葉が効果的な理由が分かります!


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電話で依頼・お願いをするとき

電話は顔が見えず、声だけでのコミュニケーションとなりますので、丁寧にお願いするために、いっそう声のトーンや話し方に気を配りましょう。

お願いをするときは、落ち着いた環境で電話をする必要があります。お願いをするのは簡単なことではありません。

自分自身が落ち着いて話せる状態でないと、上手く話せません。また、受話器の向こうがざわついていたり、周りの話し声が大きくて聞こえてしまうと、相手は話を聞く気が失せてしまいます。

顔が見えなくても、声の表情から話し手の姿勢は伝わります。対面でお願いするときと同じように、背筋を伸ばしてきちんとした姿勢で話しましょう。

催促をするときは注意が必要です


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会話例(電話)

例文


「いつもお世話になっております。○○社の○○でございます。実は田中様にご相談があるのですが、今お時間はよろしいでしょうか」
「はい。なんでしょうか」
「実は、先日ご依頼いただいた商品ですが、昨日から工場の機械にトラブルがございまして、来週の月曜日の納品が間に合いそうにないのです。大変申し訳ございませんが、納期を1日延ばしていただくことはできませんでしょうか」

お願いする相手の名前「○○様」と呼ぶと、誠意を表せます。

「ご相談があるのですが」と最初に電話の主旨を話します。
「今お時間はよろしいでしょうか」と、相手の都合を聞きます。
「大変申し訳ございませんが」 お願いする前にクッション言葉を入れます。
「~できませんでしょうか」と婉曲的な表現で依頼をします。

まとめ

対面や電話、メールなどビジネスシーンでお願いや依頼をする機会はとても多いです。

社内の上司や部下、同僚、また外部の取り引き先の人に、できるだけ気持ちよく引き受けていただくためにも、いつも以上に丁寧な言葉遣いで、一歩下がった姿勢でお願いしましょう。

ほんの少し言葉遣いを変えるだけで、相手に与える印象や丁寧さが違ってきますので、しっかり身につけましょう。

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