ビジネスシーンでは、取り引き先に依頼することは頻繁にあります。
ただ期日に届かないなど、約束どおりに進まないこともありますよね。
もちろん失礼のないように催促しなければ、仕事が前に進みません。
催促の電話をかけて相手を怒らせることがないようにビジネスマナーを守りましょう。
この記事では以下の2点を中心に解説していきます。
関係がこじれない催促電話のかけ方を心掛けましょう。
催促するときも低姿勢で丁寧に
「今日の13時までに送ってもらうはずのサンプルがまだ届かない！17時までにてクライアントに送らなければいけないのに・・・」
クライアントへの提出を遅らせるわけにはいかないので、待っているこちらはイライラしてしまいます。
その気持ちを抱えたまま、相手に催促の電話やメールをすると、声や文面にイライラした気持ちが表れてしまいます。
こちらが悪くなくても、やはりビジネスではこんなときも冷静に、丁寧に催促をする必要があります。
気持ちを落ち着かせてから、催促の電話をしたり、メール文を作成しましょう。
依頼や催促でも言葉遣いは大切
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催促する前に確認
- 言ったつもりがきちんと言っていなかった、伝わっていなかった。
- メールが送られていなかった、送られていたのに見落としていた。
- 宅急便で届いていたのに、他の人のデスクに置かれていた。
など、、、相手だけではなく、こちらのミスがある可能性もあります。
催促する前に、どのように依頼していたか、本当に届いていないかを確認しましょう。
催促の前に確認
相手のミスであっても低姿勢で催促
確認したところ、やはり相手には13時までに資料を送ってもらうよう明確に伝えており、それについて承諾の返事ももらっていた。
けれどもまだ届いていない・・・という状況であったとしても、心を落ち着かせて、低姿勢で相手に催促しましょう。
メールの返信が来ない場合はどうする？
電話と同様にビジネスメールのやり取りでも、相手から返信が来ないと、仕事が止まってしまうこともありますよね。
とくにメールの場合は、催促する前に「自分が本当に送っているかどうか」を確認するようにしましょう。
メールを送ったつもりでいても下書きのまま残っているケースも多いからです。
その上で、時間的な余裕を持たせて、再確認のかたちで連絡するようにしてください。
急ぎの場合には、フォローの電話を入れると良いですね。
催促電話の会話例文
例文
「先日お願いしたサンプルの件でお電話いたしました。本日13時までにサンプルを送っていただく予定でしたが、まだ届いておりませんので、お調べいただけないでしょうか」
イライラして怒りを伝えるのではなく、冷静に届いていないという事実を伝えます。
次に、どうなっていますかと責めるのではなく、お調べいただけないでしょうかと丁寧に依頼します。
例文
「誠に申し訳ございません。配送業者のミスで、午前中配達の便にのせられておらず、今配達中とのことでございます」
「さようでございますか。実は17時までにクライアントに届けなければなりませんので、16時ごろまでに届けていただきたいのですが、可能でしょうか」
「ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。配送業者に確認し16時までにお届けできるよう手配をいたします」
こちらの事情を具体的に説明して状況を理解してもらい、ミスがあって申し訳ないと思ってもらうことで、早急に対策をしてくれるよう相手の気持ちを動かし、行動を促します。
このとき高圧的な態度をとると、相手の態度も硬化してしまいますので、怒らず丁寧に依頼するように話すのが望ましいでしょう。
ビジネスでの催促電話のコツ
急ぎであれば電話で催促することになりますが、メールで催促することが多いと思います。
催促する場合によく使うフレーズをみていきましょう。
催促するフレーズ
やわらかい表現で催促する
悪い例
「期限がすぎています」
「届いていません」
とストレートに言うのではなく、
例文
「お調べいただけませんでしょうか」
「ご確認いただけますでしょうか」
とやわらかく催促しましょう。
クッション言葉も使い低姿勢で催促する
例文
「お忙しいところ恐れ入りますが、明日までにお送りいただけませんでしょうか」
「せかすようで申し訳ないのですが、早めにご対応いただけますと幸いです」
「こちらの事情で大変申し訳ございませんが、締め切りが近づいておりますので、何卒ご対応いただけますよう宜しくお願い申し上げます」
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まとめ
ビジネスシーンで何かを依頼する以上に、催促することは難しいですね。
自分の気持ちもコントロールしながら、相手に失礼のないように催促をし、予定通りにいかなかった物事を間に合うように進めなければなりません。
難しいことですが、上手く催促できるようになったら、相手との関係もうまくいき、仕事も滞ることなく進められます。
冷静に、丁寧に対応しながらステップアップしていきましょう。