ビジネスでは、訪問をする前にアポイントを取るのが基本です。
相手の都合を考えず、自分都合で突然に訪問してはいけません。どんなときでも相手に配慮するのが、ビジネスマナーの基本です。
快く会う時間を作ってもらうためにも、事前にアポイントをとること。
そして、そのための電話をかけるタイミングにも配慮しながら、マナー良くアポイントをとりましょう。
電話でアポイントを取る前に
まずは、その用件が訪問する必要があるのかどうか、判断しましょう。
電話やメールで済むレベルのことのために、相手の貴重な時間を割いてもらうのは、失礼なことになります。
電話をかける前には、筆記用具とメモ用紙、スケジュール帳を手元に用意しておきましょう。
電話をかけるタイミング
電話をかける時間帯にも配慮しましょう。タイミングとして避けるべき時間帯は、朝一番の時間帯、お昼休憩、終業間際です。
朝は朝礼や伝達、確認事項で忙しい時間帯となりますし、終業間際は、今日中に終わらせなければならない処理におわれている可能性があります。休憩時間に対応させてしまうのも迷惑となります。
スムーズに気持ちよくアポイントをとるためにも、電話をかけるタイミングを考慮しましょう。
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電話でアポイントを取る流れ
それでは、電話でアポイントをとる際に気をつけるポイントをみていきましょう。
自分の名前を名乗り挨拶する
本人に取り次いでもらったら、もう一度会社名、自分の名前を伝え、挨拶をします。
用件を伝える
用件を手短に伝え、会ってもらえるかどうかを尋ねます。
日時と場所を決める
自分の都合の良い日を告げ、都合を尋ねるのではなく、あくまで相手の予定を優先させます。
日にちを決めたら、「何時頃がよろしいですか」と、時間を決めていきます。
相手の提示した日時は、こちらの都合が悪い場合
と、ほかの日にしてもらえるかどうか確認します。
と、限定した日にちを外しつつ、来週という大まかな日程を提示しながら、相手に都合の良い日にちを選んでもらう方法もあります。
どうしても日程が合わない場合は、
と、いったん電話を切って、自分のスケジュールの調整をするのも一つの方法です。
電話を切る前にアポイントの日時を確認する
アポイントの日時が決まって、電話を切るときには、認識の違いが出ないよう、アポイントの日時を復唱します。
13時と3時、1５時と5時など、聞き間違いやすい時間があります。
正確に伝えるためには、15時ではなく、午後3時と言うほうが、間違いがおきないでしょう。
電話でアポイントを取る際の会話例
それでは、電話でポイントをとる際の具体的な会話例をみてみましょう。
本人が出たら、再度挨拶をする。
「いいですよ、来週なら時間がとれます」
「ありがとうございます。来週の水曜日以外でしたら、何曜日のご都合がよろしいでしょうか」
「そうですね。では、木曜日の午後一はいかがですか」
「かしこまりました。では、来週木曜日の午後1時にお伺いさせていただきます」
まとめ
アポイントを取る場合、相手の貴重な時間を割いてもらいますので、相手の都合を優先することが重要です。
ピンポイントの日時で都合を聞くのではなく、大まかな日程を提示して、相手が先に選べるように、相手優先で話を進めましょう。
アポイントの日時も認識違いが起きないよう、最後に復唱するとよいでしょう。
相手と会って話すところからスタートではなく、事前にアポイントをとるところからスタートです。
電話で良い印象を持ってもらい、用件をスムーズに進められるようにしたいですね。