ビジネス電話のかけ方

お礼の電話は早いほどいい!?メールより効果的な伝え方とタイミング

更新日:

ビジネスは、会社関係、人間関係で成り立っていますので、お世話になる機会が多いものです。

取引先への打合せや食事会、贈り物をいただいたときなど、できるだけ早くお礼をすることが大切です。

内容によっては、出向いてお礼を言う必要がありますが、電話やメールでお礼をする機会が多いと思います。

ここでは電話やメールでどのようにお礼を伝えるのがよいか、みていきましょう。


お礼のタイミングは早いほうがいい?!

お礼は、早ければ早いほど効果があります。すぐにお礼を言われるのと、時間がたって忘れたころに言われるのでは、相手に与える印象は大きく違います。

相手の誠意に対し、丁寧に感謝の気持ちを伝えましょう。

お礼を言われると、相手も気持ちよく思えますし、良い印象を与えますので、良い関係を築いていくことができます。

電話でお礼を伝える

メールでお礼を伝えるよりも、電話でお礼を言うほうが、より丁寧に感謝の気持ちを伝えることができます。

電話でお礼をするときは、「このたびはどうもありがとうございました。さっそくお礼を申し上げたくて、お電話差し上げました」と担当直入に、感謝の気持ちを伝えましょう。

もし、電話をかけたときに相手が不在だった場合には、「お礼を申し上げようと思い、お電話差し上げましたが、またあらためてお電話いたします」とお礼の電話であることを伝えます。

相手が不在の場合の対処は?


電話相手が不在どうする?何度もかけるのが気が引けるとき4つの対処法

相手が他の電話に出ていて話し中であったり、出張中で不在など、すれ違ってしまって、なかなかタイミングが合わないことがあります。 さらに相手が忙しい人だと、次に電話をかけるタイミングも悩ましいですね。 一 ...

お礼の内容によっては、電話だけでは失礼な場合もあります。

その場合は、こちらから出向くべきですが、相手の都合もあり、すぐに出向くことができるとは限りません。

まずは、電話で丁寧にお礼を伝え、「近々ご挨拶に伺いますので、よろしくお願いいたします」と伝えるとよいでしょう。

別の用件で電話をするときにも、「先日はありがとうございました」と、お礼の挨拶をすると、会話が円滑に進むきっかけにもなるでしょう。

電話をかける前には、相手といつ、どこで会い、どのような話をしたか、思い出しておくとよいでしょう。

電話の第一声は大切


電話をかけるときの第一声は?まわりからドン引きされないビジネス電話のマナー

最近はメールやラインでのやりとりが多いので、社会人になってから、電話をかけることを苦手に感じている人も多いかもしれません。 けれども仕事をする上では、電話をかけることは欠かせません。 正しいビジネス電 ...

メールでお礼を伝える

今はメールでのやりとりが一般的ですので、メールでお礼を伝える機会も多くなっていると思います。

お礼のメールを送る場合や、ほかの用件でメールをする際にお礼を伝える場合など、さまざまあります。

打合せなどがあった後に、仕事の用件でメールを送る場合であれば、「先日はお忙しい中、お時間いただきありがとうございました」と、最初にお礼のひと言を入れてから、用件に入りましょう。

食事会など、夜に接待を受けることが多いと思いますが、お礼のメールは翌日には送りましょう。

早いほど効果的ですので、午前中にお礼のメールを送るのが望ましいです。

お礼のフレーズ

お世話になった内容に合わせて、お礼の言葉も使い分けましょう。

シンプルに、「昨日はありがとうございました」 「とても助かりました」などの言葉で十分なときもありますが、ビジネスで使える丁寧なフレーズも覚えておくと便利です。

一般的なお礼

例文

「このたびはいろいろとありがとうございました」
「先日は大変お世話になりました」
「○○様にはいつもお世話になり、お礼の申し上げようもございません」

会社に来てもらったり、どこかに出向いてもらったときのお礼

例文

「先日はお忙しいなかご足労いただき、誠にありがとうございました」
「先日はお忙しいなか、お時間をいただきありがとうございました」

仕事上でお世話になったとき

例文

「先日のプロジェクトでは、お力添えをいただき、誠にありがとうございました」

何かを送ってもらったとき

例文

「先ほどファックスで○○の資料が届きました。どうもありがとうございました」
「本日、宅急便で○○のサンプルが届きました。早速お送りいただきまして、ありがとうございます」

贈り物をいただいたとき

例文

「本日、○○が届きました。お心遣いいただきまして、ありがとうございます」
「このたびは、けっこうなものをいただきまして、ありがとうございました」
「先日は大変貴重なものをいただきまして、ありがとうございました」

まとめ

ビジネスシーンでは、相手になにかしてもらったら、必ずお礼をします。

感謝の気持ちを伝えることが大事ですので、電話であってもメールであっても、できるだけ早くお礼をしましょう。

時間が経つほどに、お礼の効果が薄れてしまいますので、どんなに忙しくても、お礼の電話やメールを後回しにしてはいけません。

感謝の気持ちを伝えられて、嫌な気になる人はいません。

円滑な人間関係を築いていくためにも、さまざまな状況に合わせて、小さなことでも必ずお礼をするよう心がけましょう。

-ビジネス電話のかけ方
-

Copyright© [ビジザル] , 2019 All Rights Reserved.