ビジネス電話

取引先に連絡先を聞かれたら?相手を不快にせず上手に切り抜ける方法

携帯電話(スマホ)の普及に伴って、今やビジネスには欠かせないアイテムとなっています。その反面、携帯電話に関するトラブルが増えているのも事実です。

なくてはならないほど便利ですが、使い方には慎重を期さないといけません。

そんな携帯電話トラブルで一番多いのが個人の番号を聞かれたときの対処です。相手は急いでいるかもしれませんが、携帯番号は完全な個人情報ですから困ります。

特に困るのは、不在に社員にかかってきた電話で、取引先から「急ぐので携帯の番号を教えてくれ」と尋ねられた場合です。

いくら取引先が相手でも、勝手に個人情報を教えるわけにはいかないでしょうし、出来れば上手に切り抜けたいですよね。

基本的な会社の方針で切り抜ける方法

社員「すみません、〇〇は不在でございますが」
取引先「ちょっと急いでいるので携帯の番号を聞けますか」

このように言われた経験のある方も良いでしょう。

相手が信頼のある取引先でも、社員個人の携帯情報を無責任に公表するのは、100パーセントあってはいけません。

その携帯電話が会社から仕事用に社員に配布されたものだったり、当人が「取引先から電話がきて不在だったときには番号を知らせていいよ」という考え方だったらよいのですが、、

他の人の個人情報を聞かれる事があれば、基本的には、やんわりと断ります。

例文

「大変心苦しいのですが、弊社では携帯番号につきましては本人の許可なくお伝えできない決まりになっています」

上記したように、担当者が不在の場合に緊急に連絡を取りたいといった取引先からの要望があった場合は、「弊社の方から連絡を取り、早急にお客様に折り返しお電話をするように伝えます」と、こちら側で連絡をとって相手先に電話させるという方法が一番良いでしょう。

特に、内勤の方で営業は外出中が多いという部署に働いている方は、よく遭遇するトラブルではないでしょうか?

会社支給の携帯ではない場合には、以下のように会社方針としてお断りするのがベストだと思います。

例文

「当社は携帯電話の個人支給がありませんので、個人情報保護の観点から携帯電話の番号はお教えできないことになっておりますので、
こちらで連絡をとりすぐに折り返しお電話を差し上げます」

きっちりと断る場合

概ね上記の方法で会社方針として断れば大丈夫だと思いますが、「緊急なのでどうしても...」などとおっしゃる取引先もあるでしょう。

その場合には「個人情報保護の会社方針で、当社従業員の個人データの公開は、社で禁じられております」ときっちり明確に伝えるしかないでしょう。

「携帯電話番号も機密情報となっています。ご要望にお答えできずに申し訳ないですが、ご理解をいただきたいと思います」などの答えで良いでしょう。

「私が連絡を入れ、至急折り返しお電話を差し上げるよう手配いたしますので」と伝えるのを忘れないようにしてください。

これで、常識ある取引先はほぼ納得してくれるはずです。

いずれにせよ、会社支給の携帯電話(スマホ)がない場合には、上記のように「こちらで連絡を取って折り返す社員」と、「別に携帯電話の番号は教えてもかまわない社員」をデータ化して情報として持っている必要があります。

教えてもいい場合

最近では、会社から仕事用の携帯電話(スマホ)が支給されるケースも多くなりました。それに伴い、名刺にも携帯電話の番号を載せるケースも目立っています。

そのような状況では、もちろん取引先へ携帯電話の番号を教えても大丈夫です。

会社では、仕事が円滑に進むように支給しているのですから当然ですね。

非常識な時間帯の電話に出る出ないは、支給された個人が判断すべき事項です。

まとめ

このように、取引先から緊急で連絡を取りたいので携帯電話の番号を教えて欲しいという要望はよくあることです。

相手先とトラブルになっても困りますから、会社側できちんとした方針を描いて統一しないといけません。

やはり、現在の状況を考えると、特に営業関係の社員には仕事用の携帯電話(スマホ)を支給するのがベストな解決法になるでしょう。

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