新人時代はもちろんのこと、ある程度の年齢になっても上司から指示を受けることは多いでしょう。
そんなときに軽い気持ちで指示を聞いていると、後々大変な事態になってしまうこともあります。指示の内容をきちんと理解することが基本です。疑問を除去して用件と目的を的確に解釈してください。
指示があった仕事が終了しても「そうではない」と言われてしまっては困ります。
また、指示を受けるときは不満などを顔に出さずスムーズに引き受けましょう。その際に、指示内容や期日などが気掛かりなば、きちんと話をしてクリアーにしてから受けてください。
以下に、具体的な指示の受け方を示しましたので参考にしてください。
指示を受ける時の基本
新人の時代には、上司や先輩からの司令によって仕事がスタートする場合が大多数だと思います。
指示の内容を勝手に判断して「イージーな案件」「雑用」などと侮らないことが重要です。その為には、さしあたって明確に職務の内容を見極めること。
たとえば、打ち合せ用の書類作成でも、どこが伝えたい箇所なのか、どこがポイントなのか、迷う所や不合理なな部分はないか、といったことを、常に気配りしながら取り組むことです。
以下に、指示を受けるときの注視すべき点をまとめました。きっちりと覚えて取りかかってください。こういった地道な作業が評価を上げるためには必要不可欠です。
また、あなたが成長することへダイレクトに影響します。
指示を受け疑問点はないか確認
指示を受ける際には、必ずメモをとってください。自分の記憶だけで作業をすることは危険です。
また、途中に疑問点があっても相手の話を遮らず、いったん最後まで聞きましょう。
疑問があれば解消
指示内容の要点はどこなのかを考える癖を必ずつけてください。
疑問点があればその場で確認し、必ずクリアにして指示を受けてください。
期限内に出来るのかを確認
指示された際には、必然的に「いつまで」という期限が定められます。
あなたが現在抱えている仕事を含めて、指示された仕事が期限までに出来るのかどうかを見積もってください。
出来そうもない時には、その旨を伝えて再度指示を仰ぎましょう。
指示を出されて困った事例の対策法
上司からの指示が、いつもいつも的確だとは限りません。勘違いや間違いは誰にでもあります。
また、指示内容の仕事に関して複数の上司からの指示があり、それぞれ内容が違っていたなどと言うことも良くある話です。
困った際の対処法をケース別に取り上げますので参考にしてください。
指示や用件に不合理がある場合
矛盾点や間違いをツッコまれることは、上司とか部下とかいうこととは関係なく誰でも気持ちの良いことではありません。
中でも、部下や年下からの教示ならなお一層のことです。
やはり直球で指摘するのではなく「いくつか確認させていただきたいのでが・・」とクエスチョンの体裁にして感知してもらうように仕向けましよう。
複数の人から整合性がない指示を受けた場合
同じ案件でも、指示を出す人によって内容が違っていることもあり得る話です。その場合に、あなたが勝手に判断することは最もしてはいけないことです。
まずは直属の上司に確認をとるのが賢明です。内容の違う指示をした相手には、相談した直属の上司から話を通してもらいましょう。
複数の指示が重なった際にも、どのタスクを優先するのかは自分で判断せずに上司に伺ってください。
指示の内容が変更になった場合
指示を受けた仕事の作業中に、内容が変更されることはままあることです。その際は、「以前の指示は〇〇でしたが、変更という形で良いのでしょうか？」などと確かめてから作業を続けましょう。
指示者の勘違いということもありますから、さりげなく前回の指示を伝えるのがキモです。
期限内に終わりそうもない場合
想像以上に難航してしまったりあなたのキャパシティを超えた仕事などもあるかもしれません。期限に間に合わないかも、と感じた場合にはなるべく早めに「無理かもしれません」「終わらない可能性があります」と相談してください。
なんらかのポイントや大事な点、または負担を減らしてくれるなどアドバイスをしてくれると思います。
一番ダメなのは、そのことを報告せずにギリギリになってから「出来ない」と言うことです。
こんなケースではどうしたら良い？
指示を受けた場合には、なるべくなら断りたくはありませんし、どうしても頑張ってしまうと思います。
しかし、自分の能力を超えてしまっていたりと言うこともけっこうあるかもしれません。そんな際の対処法をお伝えします。
能力オーバー
新人の頃は自分の能力を把握していませんし、キャパオーバーでどんどん仕事を受けてしまったなどということも、けっこうありがちな事例です。
作業が遅れれば、あなた自身の問題だけにとどまらず会社にとってもマイナスとなります。
そもそもすべての指示（仕事）を受け入れずに、他の仕事との兼ね合いをみて提出期限の引き延ばしや他の方へ割り振りってもらうなどの提案をしましょう。
相談しやすい雰囲気を作っておく
キャパオーバーだけにとどまらず、仕事を続けていけばいろいろと悩みや困りごとなどが出てきます。
一人では解決できないことも多いので、普段から同僚や上司とコミュニケーションをとっておきすぐに相談できる環境を構築しておきましょう。
まとめ
このように、仕事上の指示はその受け方も簡単ではありませんし、トラブルや壁にぶつかったりということも頻発します。
指示受けの基本を守りつつ、様々な事態に対応できる環境を普段から作っておきましょう。