社内業務

ホウレンソウ(報告・連絡・相談)は仕事の基本!一人で問題を抱え込まないコツ

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「ホウレンソウ」は、「報告」「連絡」「相談」の3項目のこです。

ビジネス上では、この3項目を軽んじると、大きなトラブルになったりしがちですので十分に気をつけてください。ビジネスの基礎と言っても過言ではありません。

3項目を実行する上でのコツをつかんでデキるビジネスマンになってください。

ビジネスというのは個人で成り立つものではありません。スポーツなどと同じでチームワークが大切です。

営業を担当する人、そのアシストをする人、指示を出し決済をする上司・・・一つの仕事をスムーズに遂行するためには多くの仲間のサポートが必要となります。

円滑に進めるためには報告・連絡・相談(ホウレンソウ)は、絶対に必要で重要な基本です。

また、経験の浅い入社3年目くらいの新人なら、まだ未熟ですから上司に判断を仰ぐ機会も多いでしょう。

そういった際にも「報告・連絡・相談(ホウレンソウ)」を確実に行ってください。

報告のコツ

報告は、正確に内容を伝えるということです。商談を通じてのやりとりやタスクの進行具合などを伝達するのが「報告」です。

上役や先輩にはきちんとこまめに報告をし、彼らはその報告を伝えられることで、現状を認識することになりますし、必要不可欠であるなら助言をしたりします。

速やかに報告

営業先から帰社したり、業務が一段落したら速やかに報告してください。

上司や先輩が仕事中ならば、その仕事を邪魔しないよう「今すぐに報告させていただいてよろしいですか」とお伺いを立ててから報告するようにしてください。

結論に重きを置いて報告

事実をきちんと伝えることが報告ですが、だらだらと長く伝えれば良いというものではありません。

ビジネスの報告ですから、基本的には結論から申し述べるようにしてください。そうしてから、その結論に繋がった事情などについて事実だけを伝えます。

必要であれば文書をプラスして報告

入り組んだ内訳や綿密な記録などがある場合には、できる限り文書などの資料を添付した方が良いでしょう。

しかし、その文書を用意することで遅延するようなら、まずはロ頭で報告をします。その際はノートやホワイトボードなどを使用するのも良いでしょう。

個人的な見解はラストに報告

内容をきちんと報告して、最後に自分の考えを話しましょう。あなたの個人的な意見や感想を合間に差し込むと、報告された相手は内容を誤解しがちになります。

その辺はきちんと対処してください。

連絡のコツ

連絡とは、以前の打ち合わせと変わった点やこれから先の日程、留意点などを伝達することです。

連絡があることによってスケジュールの再調整や緊急度の見直し、関係する各部門などへ伝達するかどうかなどを見極めます。

自分で勝手な判断をしない

微細なことなので連絡するくらいの事でもないと、自分で勝手に判断してしまう方が意外と多いです。

しかし、勝手な判断は極めて危険です。なかでも、若手の時代はまだ経験も豊富ではありませんので、後々どのように展開していくのかイマジネーションできません。

自分では些細なことだと思ってもきちんと上司や先輩に伝えてください。

電話連絡はあり?

連絡すべき上司や先輩が同席していなかった際には、電話連絡でも大丈夫です。しかし、大切な用件の連絡には電話ではない方がベストです。

緊急の重要案件でやむを得ない時は電話でも良いですが、携帯ではなく固定電話で連絡しましょう。

簡単に連絡だけして、帰社してから詳しい報告をする方が良いです。

ファックスやメールを使う

ファックスやメールは、文字情報として形が残されるので連絡の方法としては良質です。

しかし、無関係の人に見られてしまうというリスクは否めませんので、秘匿性の高い連絡は特にファックスではNGです。

また、メールは即座に閲覧されるとは限らないということを承知しておいた方が良いです。

連絡の時にはメモをとる

連絡の際にはメモするクセをつけましょう。何故かといえば3つの理由があります。

一つは、連絡した内容を文字情報として残しておくためです。

次に、連絡事項の中に、自分の個人的意見が入り込むのを防ぐためです。

三つ目は、連絡の間違いを防止するためです。

相談のコツ

相談は、課題が見つかったりや問題が発生した際などにおこなうものです。

相談内容を相手に話し終えたら、最後に「どうしたらいいでしようか」と意見を求める方法で述べることが、相談のコツです。

相談は速やかに

不手際やアクシデントが発生したら、時間をおかずに速やかに相談することが大事です。

怒られるかも・・などと頭を悩ましている間に、現実はどんどん悪化していってしまいます。

相談相手の都合も考えよう

手間がかかる内容なら、それ相応の時間が必要になってきます。

緊急の場合は速やかにが鉄則ですが、そうでないならば相談相手の都合を確認してから相談する方が良いでしょう。

自分も考えること

相談相手に「悩んでいます」と訴えかけるだけでは責任感のない人と思われてしまいます。

あなたなりの解決手段を準備し、「このようにするというのはどうかなと思っています」と話すことが重要です。

相談相手は、あなたの考えも考慮に入れて検証し、解決案をプランニングするのです。

なんでも相談する、はダメ!

あまりにも些細なことや個人的な件まで相談するのは仕事ではダメです。仕事に関連している相談事に制限しましよう。

まとめ

このように、報告・連絡・相談(ホウレンソウ)はビジネスの基本中の基本です。

個人で動くことや勝手に判断するのは、たいていの場合良くない結果になります。

仕事はチームワークという認識をしっかり持って、ホウレンソウをしっかり身につけてください。

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