スケジュールには、短期的なスケジュールと長期的なスケジュールがあります。今回は、その段取り能力が問われる短期スケジュールの立て方の基本とコツを学びたいと思います。
短期スケジュールを立てる時に重要なのは、業務を「見える化」することとリミットの設け方です。
まずは「見える化」ですが、あなたの業務をペーパーに書くことです。「見える化」ですから、決して頭の中のスケジュールを組んではいけません。書き出すことが大切です。
あとは書き出した業務を振り分けて、重要度や緊急度を踏まえて優先順位をつけていくのが短期スケシュールを立てる時のコツになります。
また、スケジュールにはリミットが無ければいけません。段取りどおりに進行させるためにも、必ず時間的な上限を設定してください。
もちろんスケジュールを立てていて問題点などがある場合には、上司や先輩にすぐに相談しましょう。
仕事を「見える化」するとは？
短期スケジュールとは、だいたいその日のスケジュールから1週間単位までを言います。
短期スケジュールを立てる際には、第一ステップとして仕事を全部書き出して「見える化」することが大事です。
その後は全体を展望して優先順位を図っていきます。
見える化しないと後々慌てる
「見える化」しておかないと、後々できそうにないなどと困惑してしまったり、甘いスケジューリングで結局納期を守れなかったりすることになりかねません。
また、急な仕事の依頼などもよくあることです。
そんな場合にも
- 今抱えている仕事はどれくらいかかるのか
- 依頼された仕事はどのくらいかかるのか
といったことも「見える化」しておけばきちんと段取りできます。
もちろん、スケジューリングは新人には難しいことでしょうし、そもそも自分の対応能力やペース、期限、実力となどの把握も客観的にはできていないことも多いでしょう。
無理があるかどうか、上司や先輩に伝えてアドバイスをもらうのもよい方法です。
優先順位は重要
いろんな仕事をすべて同じ労力とスピードでやるというのはナンセンスです。仕事は、その内容によって重要度や緊急度が違います。
仕事の優先順位に関係することには敏感に反応しなくてはいけません。優先順位を判断するに当たっては、期限が迫っているタスクが最優先です。
期限が迫っているタスクが複数ある場合には、作業の難易度によって決めるのが良いでしょう。
簡単なタスクからやるのか難しいタスクからやるのは、性格にもよりますからあなた次第です。以下の項目を考慮して優先順位をつけてください。
- 期限が迫っている
- 難易度が高い
- 重要性が高い
- 他の方への影響
短期スケジュールの立て方
短期スケジュールには、その日のスケジュールから長くても1週間単位のものを言います。
まずはその日の仕事のスケジュールを立てる1日単位のスケジュールの立て方の基本を学びましょう。
1日単位の予定を立てる
まずは「見える化」として、その日に取り組むタスクをリストアップした「TO DOリスト」を書き出しましょう。
時間が無い時には、付箋にタスク内容を書いてデスク周りやパソコンのモニターなどに貼っておきます。やる順番に上から貼っていくとわかりやすいです。
タスクが完了したら付箋はゴミ箱へ捨てます。途中で別の依頼があった時には、それも付箋に書いて貼ります。
付箋の良いところは、周りの方に仕事の量が分かることです。余計な依頼も減りますしアピールとしてもインパクトがあります。
スケジュールを効率よくこなすコツ
1日単位のスケジュールを効率よくこなしていくコツは以下の通りです。
- 期限時間の20～30分前位の終了時間で考える
- 疑問点などがあってもすぐにきかずに複数の疑問点をまとめて聞く
- 終了後にダメ出しをもらわないようにこまめに中間報告する
- タスクが重なり完了が厳しそうな場合はすぐに上司に相談して解決しておく
1週間単位の予定の立て方
短期のスケジュールには、1週間単位のものも含まれます。
1日のスケジュールも、1週間のスケジュールを元に作成しますので、1週間単位のスケジュールを作成するのも大事なことです。
1週間単位の予定を立てる
1週間単位ともなれば、1日のスケジュールにも影響しますし、1ヶ月単位のスケジュールにも影響します。
2週間や1ヶ月後などの納期の仕事は、そこから逆算して1週間単位に落とし込まなければなりません。当然長期を見据えながらその1週間でやるべきことを「見える化」することが大切です。
お客様とのアポや打ち合わせなどの予定、通常の仕事や定型業務などと振り分けて考えるの良いと思います。
ともあれ、1週間のスケジュールを立てるには、次の週や翌月の流れも念頭に置くことを意識しておいてください。
スケジューリングの豆知識
「見える化」は、ノートの手書きがいちばん頭に入るのですが、ＰＣやタブレットに保存しておくのもアリです。
効果的に遂行するコツとしては、
- アポは週明けや週末を避ける
- 集中力が切れないようにルーチンワーク⇒違う分野（いつもとは違う）仕事⇒定型業務などと刺激があるように作る
- その仕事の作業時間を把握するために所要時間を記録しておく（次回のスケジューリングに役立つ）
などと工夫しましょう。
まとめ
短期のスケジュールと言っても、1日単位から1週間単位までそれぞれ役割も違います。
短期のスケジュールを作るのは、あなたの段取り能力が問われているということにもなります。
ぜひ短期のスケジュールの立て方を覚えて、仕事に役立ててください。
