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長期スケジュール管理どうする?周りに迷惑をかけない組み方のポイント

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長期スケジュールの基本は、タスク1個1個の点ではなくて「線」という考え方を取り入れることです。

線という思考がないと長期スケジュールは上手に機能しません。

仕事をする以前の問題として、長期スケジュールが組めないと周りから仕事ができる人と見てもらえません。ですので、無駄のない合理的なスケジュール計画の立て方を習得すれば、効率良く仕事を達成できるのは間違いありません。

もちろん、いつまでにどの仕事をするのか逆に計算してタスクを配分していく能力も必要ですし、トラブルを想定したり予期していなかった事象などのリスク管理も合わせて必要です。

ぜひ長期スケジュールの立て方をマスターして、できるビジネスマンになってください!

長期スケジュールの「線」という考え方

長期スケジュールを立てる際の基本にあるのは逆算です。

その仕事の納期を把握し、その納期をきちんと守るためにはどの時点までに個々のタスクを終わらせるべきか、それを果たすにはいつまでに構成要素を準備しなければいけないのか、そうするためにはどのタイミングで手配をしなければいけないのか、とスケジュールを逆算していきます。

これが「線」という考え方です。

この「線」という考えを元にした段取りが、納期を守り効率的な仕事をするための設計図になります。

その設計図を成功に結びつけるためには、そのタスクの緊急度と重要度の2点を根拠とすることが重要となります。

最初に考えるべきことは順番

長期スケジュールを組む際には、その順番に気を配らなくてはいけません。

step
1
緊急度が高いレベルで、重要度も高レベルな仕事

もちろんですが、何よりも先にスケジュールを設定することが不可欠です。

step
2
緊急度が高いけれども、重要度は低レベルの仕事

緊急でやらなくてはいけませんが、それに集中してしまうと重要度の高い仕事に影響が出ます。同僚や後輩などに割り振る必要も出てくるでしょう

step
3
緊急度は高くないけれど、重要度は高レベルな仕事

緊急でない分だけ後回しにしがちですが、後々慌てることにもなりかねませんから十分に気を使わなければいけません。

step
4
緊急度も重要度も低い仕事

しておくべき仕事を第一に考え、手のすいた時間に実施すると良いでしょう。

タスクに必要な時間を算出する

「線」で長期スケジュールを組む際には、そのタスクに要する時間を確実にジャッジすることが欠かせません。

以前に、同じ様な仕事内容をしたケースでどれ位かかったか、そのタスクに関して不確かなエレメントはあるか…といったことを考慮してスケジュールを構築しましょう。

また、長期のスケジュールを立てる際には、細部までテーマを分類して実施することが大事になります。毎日または毎週等、スパンごとのテーマを立てて進行具合を検証してください。

納期寸前に焦らないようにセッティングしていきましょう。

無理のないスケジュールを立てる

現実の納期よりも早い内に、自分仕様の最終期限を定めておくと不安を感じずに仕事に打ち込むことができます。

納期ギリギリのスケジュールを立ててしまうと、突発的な状況に応じづらくなり、つまずきも引き起こしやすくなります。

したがって、現実的な納期よりも早めの個別納期を設定することをおすすめします。

まずは短期目標を構築する

長期スケジュールをきちんと構築しそのスケジュールどおりにタスクをこなしていくためには、実は短期目標をきちんと設定することが重要です。

短期目標がしっかりと構築されていると、微調整も十分に可能になります。

予期せぬトラブルや突然依頼される仕事などの非常事態に見舞われることもよくあることですから、そのためにも短期目標をきちんと設定して、できる限り前倒しで展開することが大事になります。

さらに、各短期目標のタスクの納期を心持ち余裕を持って設定するようクセづけておくと、結果的に長期スケジュールも順調に進捗します。

スケジュールに遅延がなく、確実な仕事をすることが、お客様の満足度をアップさせますし、あなたの評価も高くなります。

長期スケジュールはどう作るのか?

長期スケジュールきちんと設計し管理をすることで、どのタスクにどの程度の時間を必要とするかをきちんと理解できるようになります。

このことは、今後のあなたのキャリアに必ず役に立つでしょう。

さっそく長期スケジュールの具体的な作り方をお伝えします。

長期スケジュールを設定する意味

長期スケジュールは、分かりやすく言うと、「いつまでに」「誰が」「どこで」「どんなタスクをするか」を把握することです。

それによって、より具体的に、自分にも仲間にも落とし込んだ指図を出すことができるようになります。

長期スケジュールをきちんと管理できるようになると、ゆとりを持ってスパンを配分できるようになり、重要度や優先度をつけて業務を進められるようになります。

すなわち、長期スケジュール管理を担うことは、何にもまして綿密な仕事健全化の一つということも出来るのです。

計画していたタスクの予測を立てることができれば、その後の仕事へもメンタル的なゆとりを持つことができるようになります。

仮に、まとめていくつかの業務を抱えたとしても、迷うことなく完成させることができるようになることは間違いありません。

長期スケジュールをうまく作れなかった場合

長期スケジュールの設定や管理がうまくできなかった場合は、二重のアポイントや納期遅延といった不手際が引き起こされかねません。

自分だけでなく、スタッフや取引先に深刻な迷惑が及んでしまうこともありえます。

このような失態を回避するためにも、長期スケジュール管理は完璧に行い、さらに効率化をしなくてはなりません。 スタートから最終納期までを一貫して設計していくのが重要なポイントです。

具体的な長期スケジュールの作成手順

短期スケジュールを各期限に合わせながら設定し、その短期目標を達成するためには「いつまでに」「誰が」「何をすればよいか」を設定していくのが長期スケジュールです。

step
1
最終完了日を決める

絶対に外せない最終期限を決める。ここが確定したら、短期目標の作業配分を決める。

step
2
予測して逆算する

最終期限までにはどんなタスクがあるか、その前のタスクは・ ・と予測して逆算していくこと。

step
3
タスクの振り分け

予測し逆算したタスクに関して、プロセスに応じてどうしても必要な日数(時間)を振り分ける。このときに少し余裕をもたせることも重要。

step
4
短期目標を明確にする

振り分けた各タスクの期限日が、短期目標になります。短期目標がずれると、その後のタスクに例外なく影響が出ますので、確実に達成できる短期目標を積み重ねていきましょう。

step
5
タスクのダブりをコントロール

締めきり日や予定のダブりが生ずるので、いずれかを前か後に移動させていきます。前倒しした方が最終的には良い結果となることが多いでしょう。

step
6
短期目標のタスクをチェック

すべての案件をチェックしたら、各タスクに関して、難しさや準備などを検討して微調整します。

まとめ

長期スケジュールの意味を良く理解すると同時に、長期スケジュールの作成が失敗すると多くの関係者に迷惑を掛けてしまうことを理解してください。

その上で、具体的に長期スケジュールを作成して、コツコツと達成していく作業を繰り返しましょう。慣れてくれば、きっとできるビジネスマンになっているはずです。

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