今時の社会人は、手帳などは使わずにスマホやタブレット、パソコンなどでスケジュールを管理したりメモしたりしているのかもしれません。
古き良きビジネス万能ツールだったという位置づけでしょうか？
しかし、TPOの制約なしの手帳は、商談中でも移動中でも思い立ったらすぐに使えるというメリットがあります。独自色が出せますし拡張も自由です。
自分の好みや使いやすさに合った形式を選んで使い込むと、かなり強力なビジネスツールとなります。
手帳の上手な活をお伝えしますので参考にしてください。
手帳の選び方のポイント
ビジネスは、「勤務時間」が決められていますので、限られた時間を有効に使うことはかなり重要なことになります。
そんな限られた時間を有効に使うツールとして見直されているのが「手帳」です。
ツールを立ち上げる時間もいりませんし、そもそもお客様や取引先の前でスマホの画面を見たり入力したりはあまりにも失礼です。
スーツの内ポケットやカバンから出すだけでさっと使える手帳は必須アイテムと言えます。
しかし、手帳を選ぶのは意外と難しいものです。手帳を購入する際に大切なファクターを紹介します。
手帳の選び方の基本は用途
手帳の選び方で最初に考えなければならないのはその用途です。
なぜ手帳が必要か、なぜ買い換えが必要か、などと手帳を使う意味をイメージすることが大切です。
ですので、その用途をきちんと意識して選ばないと、自分に合った手帳が見つからなくなります。
- １日単位でスケジュールを管理したい
- 曜日によってスケジュールを管理したい
- メモページの多いものが必要
まずは用途を明確にすることが、手帳選びの必然です。
手帳の大きさは使用方法できまる
次に考えなければならないのは大きさです。
年末の書店などに飾られている手帳の数々は、相当な種類があります。当然ですがその大きさもいろいろあって迷ってしまいます。
これも、上記した用途と同じで、使用法や目的を考えれば自ずと答えが出ます。
- 簡単なスケジュール管理のみなのでスーツの内ポケットに入る大きさ
- スケジュールだけでなくメモや仕事内容など様々なことを書き入れるのでB5ほどの大きさ
などと使用法から先に考えてみると良いでしょう。
手帳選び方としてデザインもあり
意外と重要ではないようで大事なのがデザインです。無難な黒の大人しいものを選んでいる方も多いのではないでしょうか。
しかし、周りの人とは異なった自分なりの手帳を選択するのも良いと思います。
手帳ですからそんなに突拍子のないデザインなどはありませんから、多少個性を感じさせるものを選ぶのも良いかもしれません。
スーツのことが多い方はスーツに合ったデザインを、若干カジュアルなスタイルで仕事をしているのならカジュアルなデザインなどのようにチョイスしてみることをオススメします。
手帳をどう使う？活用法を紹介
ビジネスマンを対象にしたアンケートでは、使用しているスケジュール管理ツールとして約35％の方が手帳を利用していました。
スマホなどの携帯端末が約19％、パソコンのスケジュール管理ソフトが約13％ですから、合計しても32％です。
まだまだアナログとはいえ手帳の便利さは衰えていないようです。
そんなビジネスマン必携ツールの手帳の活用法を紹介します。
手帳には何を書き込む？
上記と同じアンケートによると、手帳に書き込んでいるのは、仕事のToDoリストが約67％、会議やミーティングの内容が約62％、ひらめきやアイデアが約41％、仕事関係や友人知人の連絡先が約35％などとなっています。
やはり、TPOを選ばずに仕事の内容や頭にアイデアが浮かんだときに使っていて、快適性が明確になっています。
手帳の活用には独自のルールを！
黒のボールペンのみを使っていては、どうしても見にくかったり重要な箇所を見落としたりしかねません。やはり赤や青など複数の色が欲しいですし、場合によっては蛍光ペンもわかりやすくて良いです。
例えば、以下のように使い分けると、わかりやすいですし判断を間違えることもないでしょう。
- 黒：仕事上のスケジュール
- 青：会議やミーティング
- 赤：重要性が高いもの
記号や短縮語などを使う！
手帳の活用法として独自のルールを作成するとお話ししましたが、それにプラスして記号や短縮語などを使うことをを薦めます。
やはり手帳はスペースが限られるという欠点があります。いずれにせよ自分しか見ないツールですから、あなたが設定した記号や短縮語を上手に活用しましょう。
アポイントは「AP」だったり、電話なら「TE」など簡単なものでＯＫです。もちろん、そこに色分けが加わればベストです。
オリジナルな手帳の使い方を考えよう！
手帳は、あなたの工夫しだいでますます使いこなしやすくなります。工夫を重ねていけば、あなたのオリジナルの手帳としてパワーアップしていくことは間違いありません。
色分けや付箋を使用するのはもちろん、スタイルも「レフト式」「セパレート式」「パーティカル式」「見開き2週間式」「１頁２日式」「ワイド記入式」「カレンダー式」など数多くの種類が販売されていますから、使いやすさに加えて工夫しやすそうなものを選んでください。
付箋を上手に使う！
手帳にメモ等を書き入れる際に、空白ページなどを使用するのもいいのですが、付箋を利用するのも面白い活用法です。
付箋なら、突然のスケジュール変更や修正部分が発生しても訂正しなくてもよくなります。結果として手帳をクリーンに活用することができます。
また、付箋自体も色分けして使えば直感的にスケジュール管理ができるようになります。
日記帳として利用する！
手帳は、スケジュール管理で使うという方が多いでしょうが、それだけではもったいないです。
ぜひ、簡単な日記を書いたりアイデアを書き留めるのに使ってください。
その日のできごとや経験したこと、感想などを１行でも良いから書いておくと後々かなり役立つことがあります。
実は、手帳活用で一番重要なのは、常に何かしらを書き込むという行為なんです。その癖をつける道具として簡単な日記や感想などを書くことが有効です。
アイデア帳として利用する！
手帳をアイデア帳として利用するのもビジネスには有効に作用します。
ふとした瞬間に思いついたアイデアなども書き留めてください。人間はすぐに忘れる動物ですから一言でも書いておけば後から思い出せます。
あとで見直した際には、書き込んだというアナログだからこその感情も湧いてきます。
まとめ
ビジネス時における手帳の重要度は理解していただけたと思います。もちろんデジタルは便利ですので、手帳とスマホ・パソコンなどを上手に使い分けるのが正解でしょう。
後々データを整理するとしても、まずは素早く手帳に書き込む、そんな軽いフットワークを持っていれば、必ずビジネスマンとして成功するでしょう。