社内業務

【デスクの整理整頓】管理能力が問われる?!オフィス机の整理方法

更新日:

仕事をきちんとやれば、デスクの上が散らかっていようがいまいが関係ないでしょ、そんな風に考える方がいるかもしれません。

しかし、デスクは個人スペースではなく仕事場です。そのことを承知すれば 、デスクの上は重要書類を作成したり、お客様や取引先と連絡を取り合う場所だと理解できるはずです。

であるならば、スピーディに手際よく処置できるよう整理整頓しておくべきだと気がつくでしょう。

文書や資料を出しっぱなしにして、必死になって探さなければわからないのは、管理能力が問われても仕方ありませんね。

デスクの整理整頓=あなたの管理能力

一昔前なら、書類が山積みになったデスクでも、何がどこにあるか頭の中に入っていて、しかも仕事もできるというような「昭和的デキるビジネスマン」という方もいましたが、現代では全く話になりません。

圧倒的に紙文書が少なくなりデジタル管理されている時代に、それでもデスクの上が散らかしっぱなしなら、それはあなたの能力ということになってしまいます。

整理整頓は基本中の基本

あなたのデスクは、様々なタスクを行なうフィールドです。

お客様や取引先から連絡が入ってくれば、すぐに大事なメモをとって、相手方が希望している書類をセッティングしてコメントもしなければなりません。

この重要なデスクが整理整頓されていないなら、メモをとる場所もなく、必要とされる書類が探しても見つからないという事態に陥ってしまいます。

その中には、何らかのアクションを起こすたびに、デスクの上の書類が崩れ落ちたりという極端な人もいるようです。

これでは仕事をする以前の問題だといわれても仕方ありません。

デスクの整理と仕事がデキることは違う?

「たかがデスクの整理整頓」と考えている方もいるかもしれませんね。そんな方は、デスクの整理整頓と仕事がデキることは違うことだと考える方が多い傾向があります。

しかし、はっきり言ってデスクの整理整頓と仕事を効率よくやったり処理能力が高いことはある程度正比例します。

根本的に業績を残せる人は、デスクも清潔に整頓している確率が高いと指摘されています。

デスクをしっかりと整理整頓できるという意味は、自分が担当している仕事においても確実に整理がなされているという事になるからです。

さらに、デスクがだらしないと、周りの方のやる気や集中する力等にも悪影響を与えてしまいます。

使いやすいデスクで効率アップを図ろう!

デスクは、元を辿れば仕事をスムーズに効率よく遂行するためのものです。

文書の山から必要な書類を探して抜き出す度に崩れるようでは、あなただけでなく隣で仕事をしている方へも影響を及ぼしてしまいます。

そんな状況では、仕事のスキルさえ疑いの目で見られます。

あなた自身のためにも、周りの人のためにも、常にクリーンに整理整頓しておきましよう。

デスク整理は引き出しも・・!

基本的にあなたが仕事する場所ですから、整理整頓さえされていれば自分の使いやすいようにレイアウトしても良いでしょう。

しかし、デスク上だけに限らず、引き出しの中にもある程度使いやすい基本レイアウトがあります。

適切な引き出しの使い方

デスクの整理整頓は、目に見えるデスク上だけではありません。デスクの整理整頓のポイントとして引き出しの使い方があります。

デスクによって違いはありますが、基本的には中央と左右、もしくは中央と左右のどちらかに引き出しがついています。

最初に各々の引き出しに意図を付与します。

中央の引き出しには、進展中のタスクに関する文書や資料、また社内連絡用書類などを入れてと良いでしょう。

通常は右上にあるカギがかかる引き出しは、もちろん重要案件や機密性の高い書類、さらには貴重品などを保管する場所としましょう。

大きくて高さのある引き出しは、バインダーやファイルなどを保管し、わかりやすくカテゴリーや用件などを記載して収納するようにします。

この引き出しは、広いが故に乱雑になりがちですので注意してください。

ファイルなどの並べ方

仕事をしていると、ファイルやバインダー類はどんどん増えていきます。これらのファイルやバインダーの整理も引き出しの使い方のポイントです。

上記したように、ファイルやバインダーは高さのある引き出し(だいたいは左右どちらかの一番下)に整理します。

手前から進展中のタスクや頻繁に使用するファイルなどをおくなど、自分で一定のルールを決めておくのが良いでしょう。

作業が終了した案件のファイルは奥に移動するなどしておくと使い勝手が良いと思います。

基本的に、ファイルやバインダーなどは、デスクの上に置かずに、一定のルールに従って引き出しに保管する癖をつけましょう。

引き出しの基本的な使い方

中央の幅の広い引き出し

  • 進展中の案件の書類や大型の書類などを保管。

大きく高さのある引き出し

  • ファイルやバインタ一類を保管。背表紙はわかりやすく見出しをつけておく。

カギのかかる引き出し

  • 内密の文書や重要書類、貴重品等を保管。

デスクの上

  • 作業中の書類や文書、メモや筆記道具等のみにして、常にスッキリとしておく。

デスク整理はこれでOK&やってはいけない

デスク整理にも、もちろん基本的なことはありますから、これだけやっていればOKですということがあります。

しかし、その反面これだけはやってはいけないというNGな行為もありますから、よく理解してください。

デスク整理はこれだけやっておけばグッド

step
1
拭き掃除


毎日出社したら、まずはデスクの上を拭き掃除するように徹底しましょう。なにも雑巾がけまでしなくても、ウェットティッシュ等で代用できます。

step
2
使ったらら片づける


書類やファイル、筆記用具などの備品も使ったら必ず片付けましょう。

step
3
文書や資料を積み重ねない


現在進行中のタスクで使用している資料やファイル以外は積み重ねない癖をつけておきましょう。

step
4
個人の持ち物を置かない


例えば個人のスマホやグッスなどの、仕事に関係のない個人の持ち物はデスクの上には絶対に置かないようにしましょう。

step
5
デスク下に物を置かない


足元は汚れていることが多く不衛生ですし、いろんな配線がめぐらされていることも多いので危険でもあります。

step
6
ゴミはこまめに捨てる


ゴミやいらない文書などは、まとめて処分しようとせずにこまめに捨てましょう。もちろん紙類や缶やプラなどの分別は最低限のマナーです。

デスク整理でやってはいけないNG行為

上記した「これだけやればOK」の逆の行為が当然NGな行為です。

使用した書類や資料を出しっぱなしにしたり、あとから片付けるつもりで積み重ねていってしまう行為はNGです。

また、あなたのデスクは、会社から貸与してもらっていてあなたのものではありません。個人的持ち物を並べるスペースではないという意識を持ってください。

さらには、すぐには使わない書類や過去のファイルなどを足下に置く行為もNGです。

見落としがちですが、一度でも置いてしまうとそれが癖になってしまいます。初めからデスク下には物を置かないように気をつけましょう。

マイデスクがない?

実はここのところ、マイデスクの設置そのものがないという会社が増えています。

それでは社員はどこで仕事をするんでしょう?答えは共有スペースです。

共有スペースでデスクワークをすると、同じ仕事でもマイデスクでするより短時間で終了したり、書類も必要なものを適切及び能率よく管理できるようになります。

さらに、ミーティングの時間も短くなったというデータもあります。

紙文書が劇的に削減されたり、タスク時間の縮減等のメリットもあります。

究極とも言える経宮の高効率化でしょう。

この考え方を、自分のデスク周りにも応用してみてはいかがですか。

まとめ

デスク管理一つで仕事の効率が大きく変わってきますし、一歩間違えばあなたの管理能力さえも疑われてしまいます。

ちょっとだけ考え方を変えるだけで、別に苦労を伴うことではありませんから、普段から意識してみませんか。

-社内業務
-, ,

Copyright© [ビジザル] , 2019 All Rights Reserved.