社内業務

書類整理の方法は?ため込むと大変!こまめに分類整理するテクニック

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いつの間にかデスクの上が書類だらけで雑然としてしまったりしていませんか?それでは仕事もスムーズに遂行できません。

ただし、書類を整理するにも、会社ごとに書類の仕分・保全・保護など細かくルールがあるのが普通です。まずはそのルールを覚えそれに従って書類を整理してください。

また、会社のルールを基本として自分なりの工夫も必要です。自分のルールも作っておいた方が良いでしょう。

以下で、書類整理の基本をお伝えしますので、参考にしてください。

基本ルールは書類を溜めないこと!

毎日業務をこなしていれば自然と書類は増えていきます。

書類がたまってしまいデスク上に散乱しているタイプの方は、根本的に重要書類と現在進行中の書類、廃棄してもよい書類などの区別がきちんとしていないことが多いです。

基本的には書類はためないこと、それを念頭に置いて書類整理してください。

書類の分類をきちんとする

まず手元にセッティングしていい書類とストックするだけの書類を分類します。

もちろん手元にセッティングする書類は、現在進行中の仕事に関する書類です。その他の書類は、引き出しやファイルに保管します。

文書管理規定に関わる書類についてはそれに従います。法律に関連する書類は上司に相談するのが良いと思います。

不要と思われる書類の中で後々参考にするかもしれないものは保管ボックに入れたり電子データで保管し、後は処分してください。

この部分の書類を処分できないと、デスク周りの整理がつきません。

郵便物は素早くチェック

以外たまるのが郵便物です。本来ならばその日に確認しなければいけないのでしょうが、多忙などを理由に未開封のまま放置した郵便物がありませんか?

いらない郵便物は意外と場所をとります。郵便物はすぐにチェックして、処分するか保管するか判断しておきましょう。

迷った書類は保管ボックスへ

一時保管ボックスを作っておきます。処分すべきかどうか迷うような書類は、そこへ入れておくようにしましょう。

時間がある時に整理です。迷っている時間ももったいないですから・・。

保存のルールを作ろう

書類は日々増え続けます。ちょっと目を離すととんでもない量になりかねません。

保存のルールをつくってそれを守ることを習慣づけましょう。

書類には、法律で保存期間が定められているものや、会社として一定期間保存しておくものなどいろいろありますので、自分で判断して勝手に処理してはいけません。

会社の書類は会社のルールに添って、個人で作成し活用した書類には、自分で決めたルールに添って整理しましょう。

当然ですが、不必要な書類はその都度処分する癖をつけておきましょう。

賢い書類整理の方法

会社の書類を整理する際には、会社のルールに則ってください。

ここでは、タスクを進行する時に個人的に作成した書類や資料の賢い整理方法をお伝えします。

step
1
ざっくりと分類する

第一段階として、手元の書類を「会社保存」「終了タスク」「進行中タスク」「作業開始前タスク」等にざっくりと分類します。当然ですが「会社保存」の書類は会社のルールに添って保管してください。

step
2
「終了」「進行中」「作業開始前」タスクをもっと分類

タスク案件ごとや取引先ごとなどに分類します。この際、いちばんいけないのは書類の大きさで分けることです。書類の内容や新旧の順、案件名などで分類しておいた方が、使用する時に探しやすいでしょう。

step
3
分類した書類を格納する

たとえば、進行中のタスク書類と作業前新案件書類はクリアファイルに保管し、終了タスクの書類はバインダーに保管するなどしましょう。

step
4
見出しを付ける

終了タスク書類⇒バインダーの背表紙にタスク名や日付、取引先名等をつけて保管。

進行中タスク・作業前タスク書類⇒クリアファイルに、タイトルシールを貼るか大型の付箋にタスク名を書いて貼る。

共有データは取扱注意

最近のデータは紙書類だけに限りません。電子データも多くなっているのが現実です。

もちろん電子データも整理しなければいけませんが、ファイルの整理はあなたのパソコン内だけにしてください。共有フォルダ等にある文書ファイルの整理は厳禁です。万が一消失させてしまうと取り返しがつきません。

パソコンのデータ整理

ファイル名に日付やタスク名をを入れると、機械的にソートされますので整理しやすいでしょう。その後は自分で工夫して、わかりやすくフォルダ分けなどで管理してください。

パソコンのデータ整理で重要なのはバックアップです。理想的には毎日バックアップするのが良いのですが、何かと忙しいでしょうから週に3度、週に1度など曜日を決めて実行するようにしましょう。

デスク周りを書類で溢れさせない整理術

デスク上をキレイに整理整頓し、書類の整理もバッチリ・・・、でも、その状態を継続できなければ役立ちません。

でも、デスク周りをクリーンに保ち、書類を整理するのは意外と簡単です。

書類が溜まりやすい状態を見直し日常的に書類の鮮度に気を配ってコントロールすれば良いのです。

週に1回、または2週間に1回程度の清掃時間をつくり、必ず見直していくことで、デスク周りクリーンに保つことができます。

書類が増えやすい環境を改める

未だに資料等の書類が紙で配布される企業も少なくありません。それだけに、紙の書類が馴染みのシチュエーションですので、やはり溜まりやすくなるのは事実です。

さらに、電子データよりも紙文書の方が仕事をしやすいと感じている方も多いのではないでしょうか。

しかし、デスク周りを整理整頓しておくためには、紙の量そのものを減らすことも重要です。やはり電子データを活用するのが最善でしょう。電子データは、プリントアウトも必要ありませんし処分の労力も省けます。文書の訂正なども簡単で早いです。

管理方法に注意をはらう

そもそも書類の保存などは。新しいものか古いものかが即座に分かるように保管しておきましょう。書類などは、日付ベースやナンバリングで管理すると迷わずに管理できます。

また、ファイルボックスに書類を入れる際には、使用した書類を手前に入れる癖をつけておくと便利です。おくの書類は一定期間使用していないことになりますから、その後に保管か廃棄かが明確になります。

書類整理のルーティン時間をつくる

毎週○曜日の朝一とか終業直前などに、書類整理のルーティンを組み入れましょう。この作業を週に1回行うだけで、相当な書類整理ができます。今週は書類が少ないからとかちょっと忙しいので等と考えずに、必ず週一でやるのが望ましいです。

また、月に1回は週一で判断がつかなかった書類の整理日と決めておくのも良いです。

まとめ

書類整理はタスクの効率化だけではなくて、あなたの管理能力も問われてしまいます。

普段からコツコツやれば何も問題ありません。すべては習慣化することです。意外と簡単ですよ!

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