社内業務

カバンの整理で管理能力に差がでる!?ぐちゃぐちゃにならない整理のコツ

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たかがカバンの整理という人もいるかもしれませんが、もしかしたらそれであなたの管理能力が分かるかもしれないと言われたらどうですか?

やはり、きちんと整理されたカバンから必要書類をさっと出されれば「仕事のできる人」と思われるでしょう。

逆にカバンの中が乱雑で必要書類がなかなか見つからないなどという人は「この人に仕事発注して大丈夫かな?」という印象を持たれても仕方ありません。

まずは、どういった状況でも素早く必要書類を取り出せるよう、収納のやり方などにルールを決めておくことが大事です。

またポーチや色違いのクリアファイルなどで見やすく探しやすい環境を作っておきましょう。

その中身は必要ですか?

まずはカバンの中身の必要性を再検証することから始めましょう。

自分に自信のない人ほどあれもこれもと多くの書類やグッズなどを詰め込む傾向があります。

本来カバンを整理するということは、収納の仕方を意味しますが、それ以前の方も実は多いのです。普段入れて持ち歩いているものを冷静に見つめ直すと、ほとんど使ったことのないものが紛れていませんか?

持っていないと不安という考えも分かりますが、逆に仕事の効率化を邪魔しているのではないでしょうか?

カバンをきちんと整理するなら、中身の必要性を再点検して、現実的にないと困るものだけを入れておくようにしましょう。

不必要なものを削れば、カバンの整理はほぼ完成です。

常に整理整頓

小物を使おう ビジネスの場で資料などを取り出そうと、カバンをあけても簡単には見つからずにグズグズしてしまう・・それではどうにか良い方向で進んでいた商談も、取引相手から能力を疑われてしまいます。

状況に応じて必要なものをさっと取り出すことは基本中の基本です。

そのためには、常にカバンの中身を整理整頓して内容を把握しておくことが重要となります。

書類などを入れるクリアファイルはもちろんのこと、筆記具やクリップなどの小物を効果的に活用することが、そのスタートラインになります。

使える「バッグ・イン・バッグ」

カバンの中は、ポーチやセカンドバッグ等を使うとかなり便利です。

最近では、いろんな小物が良い具合に収納できる「バッグ・イン・バッグ」が数多く販売されています。かなり便利ですのでぜひ使ってみてください。

内容に応じて2~3種類の「バッグ・イン・バッグ」を利用すればかなり効果的です。

カバンを替える時にも簡単です。何よりも、中身の取り出しがスピーディーになりますので、仕事ができる人という印象を与えられるのがポイントです。

外のポケットを使いこなす

カバンからものを取り出すシチュエーションは、決して落ち着きのある機会ばかりとは決まっていません。

一例として、歩行中にスマホが必要になった時や改札を通過する時などです。

そういったときのためには、外ポケットを上手に使うことを考えましょう。

カバンの中には、各種書類等をわかりやすく収納し、外ポケットには頻繁に使用するスマホや切符、ICカードなどを収納しておくのがいちばんスマートで良いでしょう。

カバンの整理術を極める

カバンの中身には、男女差もありますが、一般的には仕事の書類や資料関係、筆記用具、名刺入れ、手帳やスケジュール帳、ノート、定期入れ、スマホなどが入っていると思います。

これらを何の考えもなくカバンに入れていけばどうなるか想像は簡単につきますよね。

カバンの整理には、一定の法則があります。この章ではそれを学び、カバンの整理術を極めてください。

カバンの整理術その1「定位置を決める」

頻繁に出し入れするものとして、筆記用具や携帯・スマホ、手帳やICカードなどがあります。

これらは所定の位置を決め、必ずそこに収納するようにしましょう。

また、いつものビジネス現場のことを考慮して書類や契約書、タブレットなどの位置も決めておきましょう。

後は使ったらまた同じ場所に戻すという習慣をつけておけば、いざというときに慌てることがなくなります。

カバンの整理術その2「順番を決める」

一般的にカバンを持った時には表面を外側に向けて持つことがほとんどでしょう。ですので、内側から大きい順番に入れるように決めておくのがベストです。

これにより、重要書類が内側に入りますので、雨などで濡らしてしまうリスクも減らせますし、よく使うグッズが外側に位置しますので、取り出しやすい位置になります。

カバンの整理術その3「小物を使う」

上記したように、「定位置を決め」「順番を決め」ても、書類やグッズなどをそのままカバンに収納していては、時間がたつにつれ雑然としてくることは目に見えています。

カバンの中に入れるものは、必ずクリアファイルに入れたりバック・イン・バックに入れて整理をしておいてください。

クリアファイルやバック・イン・バックに入れて整理すると、スッキリするだけでなく、違うバックに替える際にも簡単にできますし、入れ替えのミスなどもなくなります。

できるだけデータに

大きなカバンにたくさんの荷物を入れて重そうに持ち歩いている方を時々見かけますが、本当に持ち歩いているものすべてを使用しているのでしょうか?

冷静になって考えてみると、半分くらいは滅多に使わないものだったりするのでは?

必要書類も減らす努力をしていかないと、カバンはだんだん肥大化していくことに・・。

そもそも必要か?

紙文書は多くなると重さもハンパありませんし、実際に必要な書類は持ち歩いている物のほんの一部なのかもしれません。

それだけの紙文書が常に必要だとは思えませんが・・。

まずは、一旦カバンの中身を全部出してみて「必要」「どちらとも言えない」「ほとんど使ったことがない」ものに分類してください。

「どちらとも言えない」ものを思い切ると、カバンの中は相当スッキリするのではないですか?

電子データ化がベスト

それでも、ある程度の資料を持ち歩かないと不安な方は、電子データにしてしまうのがベストです。

今般の社会では、データを納めておくためのUSBメモリーやクラウドなど、ユーザビリティの高いものがあります。

以前なら紙文書を用いるしかなかった資料ですが、現在はデータ化して携帯することができます。しかも、超小型で軽量です。

これに伴い、契約書などの重要文書以外は、可能な限りデータ化してしまいましょう。

紙文書が減れば、カバンの中は驚くほどすっきりしますので整理も簡単になるでしょう。

まとめ

このように、カバンの整理は本当に必要かどうかを再確認することから始まります。

その確認で不必要なものを整理するだけでスッキリしますが、さらには紙文書を電子データで持ち歩くことで、さらに整理されます。

重いカバンを持ち歩く時代ではありません。あなたもカバンの整理術を身につけて、スッキリと仕事してください。

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