会議は、ビジネスのベクトルを決めるキーポイントとなる業務です。準備万端の体勢で臨まなければいけません。
参加者は、大切な時間を費やして集まるのですから、盤石の用意をしておくことが肝要です。
このページでは、主に会議の準備についての内容をお伝えしますが、新人ですとまだ準備には係わらせてもらえないでしょう。
まずは会議参加が決まったら「内容を理解すること」に全力を尽くし、メモをとりながらすべて吸収するくらいの覚悟で集中してください。
また、入社してしばらくすれば、会議にも慣れてくるでしょうし、その準備を任されたりするかもしれません。会議に準備はそうとうに責任のある職務です。
会議参加者とアジェンダの作成
どんな内容でどんな目的の会議なのか理解せずに会議をしても、なかなか上手くまとまりません。ですので、まずはアジェンダ（予定している会議内容のまとめ）を作成して共有してもらうことから始めましょう。
会議の当日まで全体像がわからないと、非効率的な会議となってしまう可能性が高く、生産パフォーマンスはどうしても下がってしまいます。
会議のWWH（Why?What?How?）と参加者が決まったら、スムーズに会議を進行するために、アジェンダを作成して参加者全員が共有できる状態にするのが重要です。
早めの資料配付
会議のおおよその詳細が把握できた時点で簡単な資料を配付するのも有効です。
一人一人が前もって用意できるので、会議のパフォーマンスは確実に上がります。
また、会議で用いる資料などが事前に準備できるのであれば、これも事前に参加者に配布できればなお良いです。
参加者の選定
参加者を決めるのは担当者だと思いますが、参考までに。
会議といえば、お偉いさんを囲んで多くの社員で行なうようなイメージもあるのですが、それでは古すぎます。
大人数でも現実的に発言している人は、一定の社員だけということも珍しくないですし・・。
やはり、その会議に必要で関わりのある人を招集する方が効果的です。少人数の方が意見が活発化することも往々にしてあります。
参加者は少数精鋭
参加者が多いほど多数の良い意見や案が出るわけではありません。人数が多すぎれば、発言のない人も出てきますし、発言しないならば会議に参加していないも同然です。
それでは、忙しい他の業務を取りやめて出席した意味もありません。
ですので、参加者を選定する際には、確実に必要な最小限度の人数を選択するのがベターです。現実的に、少数精鋭のほうが意見も活発化しやすいですしまとまりやすいです。
論点や目的から、議論も逸脱しにくく時間的にも効率よく会議ができます。
会議企画の重要なことは”Why?What?How?”
何かある度に会議を開催していたのでは、仕事がなかなか進まなくなってしまいます。
ちょっとしたミーティング等で済むものはそうして、上司が部下にアドバイスすれば済むものはそうすれば良いだけです。
ある程度の関係者が集まって話し合わなければいけないことだけを会議として招集するようにしましょう。
そして、せっかくの会議ですから、キチッと進行して結論を出さなければなりません。
そのために重要なことは会議を企画する段階での”Why?What?How?” の設定です。
会議企画の肝１：Why?
「Why?」は何故です。「何故その会議を開催するのか？」ということです。
何となくスケジュールに入っていた会議に出席し、微妙にはっきりしないまま会議を終えた・・、一見あり得ないようでこんな経験をしている方は多いはずです。これってかなり時間の無駄使いになりますね。
そうならないように、まず基本的にその会議の意図を会議参加者すべての人でシェアし、目的を共有しておかなければなりません。
会議企画の肝２：What?
「What?」は何です。「何を議論するのか？」ということです。
上記した「Why?=会議の目的」を達成するためにも、「What?」は大事です。
そのためにも、会議開催前にアジェンダを明確にしておき、それを参加者全員が認識できるようにしておきましょう。
会議の意図と結果がイメージできることで、会議が成功に近づきます。
会議企画の肝３：How?
「How?」はどのようにです。「どのように議論していくのか？」ということです。
現実的に言うと、出席者・開催場所・会議のスタイル等を形づります。
決定事項について権限のある上司や役員などが参加していた方がスムーズに進行するようであれば、参加を依頼しておいた方が良いでしょう。
会議についてのまとめ
上記したように、会議は「目的」「何を」「どのように」話し合うかが大事です。
また、会議を開催することが最終目的ではなく、そこで得た結論を実践し成果を出すことが目的です。そのためには会議後も大事です。
この章では、会議の準備から会議後までをまとめました。
会議の準備
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1資料を用意する
リーダーなどから資料制作を依頼されることも少なくありません。
しっかりとコミュニケーションをとってわからない部分を100%解決して、理解しやすく作成してください
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2資料に目を通す
会議開催前に配られた文書は可能な限り読んで、議題や課題を認識しておくきましょう
step
3自分の意見をまとめる
会議資料を参考にしてあなたの意見を書き入れておきます。
会議中に発言する際には、会議中にとったメモとともに、事前に書き出したものを参考にしましょう
step
4機材を揃える
会議の内容によっては、ホワイトボードやプロジェクターなどの機材や備品が必要なことも多いはずです。
主催者から要請があった場合は事前に準備をしておいてください
step
5５分前着席
会議には多くの社員が参加します。皆さんが仕事を抱える中、大事な時間を費やして開催されるものと認識してください。
開催開始時刻に遅れて全員を待たせるなどは言語道断です。
会議開始時刻の５分前には自分の席に着席しておきましょう。
会議中の心得
議長や進行役の指示に従う
会議の一連の流れが損なわれる言動はもってのほかです。議長や進行役の指示に従いましょう。
質問事項や発言は挙手してから
質問があったり発言をしたい場合には、「よろしいでしようか」と挙手するというのが原則です。
議長や進行役から許可を得てから話しましょう。
発言は結論を最初に
発言する際には、まず結論を明確に述べてから、その理由や根拠を話しましょう。
結論までにダラダラと話されると聞いている方も嫌気がさします。
メモをしっかりとる
会議中は、内容をしっかり聞きながらメモをとりましょう。
ただし、メモに夢中になり下ばかり見ているとあまり見た目は良くありません。
話しを遮えぎらない
他の方が話している途中で割り込む人を時々見かけます。これは良くありません。
質問や意見があったら、まずは相手の話がひと通り終わってからにしてください。
感情的にならない
必ずしも自分の意見が通るわけではありません。否定されるケースもあるでしょう。
その際にも決して感情的になってはいけません。冷静になって自分の意見と対比させてみましょう。
会議が終わったら？
会議終了後には、会議が無事に終わったことで達成感を持ってしまう方が見受けられます。
実は会議が重要なのではなくて、一番大切なことは、討議して結論づけした次の行動にいちはやく取りかかることです。
しかし、会議で決定した事項をきちんと議事録に記録しておかないと、内容の確認がままならないこともあるでしょう。
さらに、作成した議事録は、会議終了次第にできるだけ早く配布しないと、次の行動の滑り出しが遅れてしまいます。
そういう意味で記録係の仕事も重要です。会議後は速やかに議事録を整理して参加者に配布しましょう。
まとめ
会議は「何を」「どういう目的で」「どうやるか」を決めるものです。会議の準備や会議内容も大事ですが、会議後の行動が一番重要です。
しかし、新入社員や経験の浅い社員にとっては、まずは会議慣れも必要でしょう。
会議の準備や会議中の心得、会議後の行動など、学ぶことは多いですが.ここを突破しないと一流ビジネスマンにはなれません。