社内業務

会社へ連絡するのは業務!軽く考えてはいけない届け出の必要性

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会社員ともなれば、会社への連絡事項は頻繁に発生します。連絡を軽く考えている方もけっこういるようですが、連絡は「業務」です。

仕事を円滑に進行できるように必要不可欠であると心得ましょう。

直行直帰や遅刻、また体調や都合による早退などの連絡がこれに当たります。

また、届け出は業務ではなく「義務」になります。有給休暇の取得や忌引、また住所変更や結婚・離婚、給与振込先の変更など色々とあります。

これらは労働基準法や所得税法等多くの法律や会社経営上必要な事項などがほとんどですので、速めに処理しておきましょう。

連絡も届け出も「早めに」が鉄則

社会人となり企業の一員として仕事をするようになると、多くの場面で連絡や届け出をする必要が生じてきます。

これは、業務を円滑にこなすためですので、なるべく早めに行動してください。

まさか無断欠勤したりする人はいないでしょうが、やむを得ず遅刻してしまうことなどはあり得ます。その場合はすぐに連絡ですし、何らかの事情で欠勤する場合には「届出書」をなるべく早めに提出してください。

そうすることで、社内の業務のやりくりなどを早めに段取りができます。

連絡と届け出は早めに

連絡であっても届け出であっても、その必要が生じたら早めにおこなうのが鉄則です。

遅れれば遅れるほど業務に支障をきたしますし、同僚などに余計な仕事の負担を掛けてしまったりします。

連絡や届け出をきちんとしなかったばかりに、会社の信用にかかわる事態が生じるなどという可能性もありますから、決して軽く見ないでください。

また、届け出が必要な事項には、給与計算や様々な手当の計算などが必要なことも多いです。

担当者に迷惑を掛けるだけでなく、あなたの給与や生活にも影響が出ることにもなりかねません。

早めに届け出しておくことを忘れることのないようしてください。

遅刻・早退・欠勤の連絡

連絡事項の中でも特に多いのが、遅刻・早退・欠勤の連絡だと思われます。いずれも、業務に支障が出てしまいますので、そうならないようにきちんと連絡をして下さい。

遅刻や欠勤のの場合には、理由がどんなものであろうとも、必ず自分で始業前に連絡するのが大切です。

寝込むほどの重病や入院を必要とするような大ケガ等で、自分が連絡できない場合を除き、家族に連絡を頼むというのは良くありません。

また最近多いようですが、FAXやメールでの連絡はNGです。必ず上司に直接連絡するように心がけましょう。

連絡だけでOKな事項

届け出は必要とせずに、まずは連絡だけで済む事項についてご説明します。

まず必須事項として「業務上必要」または「やむを得ない事情がある」事項です。

さらに業務上必要かやむを得ない事情がある場合でも、「給与や経費に大きく影響を与えない」事項です。

直行する場合・直帰する場合

直行とは、自宅から取引先やお客様などの仕事先へ直接向かうことです。その逆に、仕事先から直接自宅へ帰宅することを直帰と言います。

直行の場合は、アポイントの時間が早朝だったり行き先が会社と逆方向で直行の方が合理的だったりするケースです。

直帰の場合も、直行と逆パターンを考えてもらえば良いでしょう。

どちらも、前日までに上司に連絡して許可をもらっておくのがポイントです。

直帰は、仕事が長引いたなどの要因もありますから、現場から上司に電話連絡して許可をもらうパターンもあります。

遅刻する場合・早退する場合

風邪や腹痛・頭痛など突然に病気になることは誰にでもあることです。

また、公共交通機関がトラブルに見舞われストップしたり遅れが生じてしまった場合なども考えられます。

こういった場合には、始業開始前に上司へ連絡する必要があります。

会社によっては、交通機関で発行される遅延証明書や病院で治療を受けた際に支払った分の領収書などを提出しなければいけない場合もあります。

万が一、遅刻の理由が寝坊だった場合は、見え透いた言い訳をするよりは「申し訳ありません。寝坊しました」と正直に伝えたほうが良いでしょう。

その際に、何時くらいまでには出社できる旨を伝え、なるべく速やかに出社して上司に、「大変申し訳ありませんでした」と謝罪しましょう。

黙って席に着いたりしないように注意して下さい。

早退等の際の必要作業

早退などは、忌引や病気等のことが多いでしょうから、たいていの場合は上司へ連絡すれば認められると思います。

体調悪化や家族からの連絡などで早退しなければならなくなった場合には、速やかに上司に理由を話して許可を得ましょう。

近々に完了させなければいけない仕事を抱えているような際には、先輩や同僚に替わってもらわざるを得ません。丁寧にお願いして下さい。

また、次回出社した際には、必ずお礼を言う習慣をつけましょう。

届出書類が必要な事項

届け出が必要な事項も数多くあります。

これら届け出は、ただ単に会社が必要としているだけではなく、労働基準法や所得税法、健康保険法や年金法等で定められた事項であることが多く会社を運営していく上では必須の事項です。

当然ながら、会社は社員の状況を正確に把握しておかなければなりませんし、その情報を元に申請作業などが生じます。

また、給与の振込先の変更や休暇・欠勤、結婚・離婚などは給与や手当ににも影響するものもありますので、早めに届け出る必要があります。

欠勤届

会社を欠勤する際に提出する届けですが、多くの場合は病気や事故、忌引などといったケースだと思われます。

そのために、事前に提出が不可能なために、出社してから届け出ることが多いでしょう。届出書には、その理由や欠勤日数などを書き入れることになります。

結婚・離婚届

結婚したり離婚したり等に関しては個人情報なので報告したくないという方もいるかもしれませんが、扶養控除やいろいろな手当等もあります。

また、納税金額などにも影響してきますので、会社ではきちんと把握しておかなくては行けない事項です。

事情があっても必ず届け出るようにして下さい。

有給届

有給休暇に関しては、以前のように取得しずらいという雰囲気もなくなってきていると思います。労働基準法などで義務づけられていますから当然の権利です。

しかし、休んだ分の仕事は他の同僚などがカバーしなければいけませんので、取得したい日程が決まったらなるべく早めに届けを出すようにして下さい。

もちろん、届けを出した日程で必ず有給休暇が取得できるとは限りません。事前に上司と日程調整をしておきましょう。

各種変更届

住所や給与の振込先等を変更する際に届け出ます。

特に給与の振込先銀行口座は、あなたの会社の締め日の遅くても1週間前くらいまでに届け出ないと間に合いません。余裕を持って早めに届け出をして下さい。

まとめ

このように、連絡事項や届け出事項は、あなたのためにと言うことだけではなく、会社にも影響を与える事柄だと理解していただけたと思います。

何をおいてもその必要性が把握できた時点で早めに連絡や届け出をすることが重要です。

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