アポイントメントを取ること（通称アポ取り）は、お客様へ訪問するための第一歩となります。
アポ取りをする前には、確認事項をリスト化して準備します。リストの中身は、同行者のスケジュール、訪問日に関しては複数日を用意しておきましょう。また、訪問先の電話番号・住所などの確認も必須です。
アポが取れて日時が決定したら、その日時と訪問人数などを必ず復唱しながら確認。その後、すぐにスケジュール帳に書き込んで同行者に報告します。
これがアポ取りの流れですが、実は言うほど簡単ではありません。アポ取りからビジネスが始まりますから、アポ取りができなくては仕事が始まりません。
きちんとアポ取りの基本を学んで、あなたのビジネスの基礎を築きましょう。
アポ取りの基本
アポ取りはビジネスの基本と言いましたが、それではなぜアポ取りが必要なのでしょうか？そもそもアポ取りって何でしょう？
また、アポ取りは難しいのも現実です。まずは疑問を解消してアポ取りのことを理解しましょう。
アポ取りが必要なわけ
商談や営業のために他の会社を訪ねるケースでは、アポイントメントを取っておくことが最低限のマナーです。
突然に前触れなしで相手の会社へ訪問する行為は大変に礼を失した行為にあたります。
相手が社内にいるのか外出していのかの把握もできていない状況で訪問するのは、かなり非効率的な行動ですし、徒労になる可能性も高いです。
前もって電話連絡をしておき、社名や氏名、また訪問の目的を伝え、時間を作っていただけることを確認するのが大切になるのです。
事前に何日かの候補日の準備をしておき、相手の事情などを聞きながらお互いに都合の良い日時を決めれば、商談もスムーズに進みます。
そもそもアポ取りって？
アポ取りが重要と言われても、そもそもアポ取りって何？という方もいるでしょう。
ビジネスは、自社がどんなに優れたサービスを提供したり、高性能の製品を保有していても、相手側の企業やお客様がその存在を把握し内容を理解していなければ話になりません。
自社のサービスや製品を認知してもらうために営業活動をするのは必須です。
その営業活動の出発点がアポ取りということになります。
出発点がうまくいかなければその先はありません。ですからアポ取りが想像以上に大切になります。
アポ取りはなぜ難しい？
多くのビジネスマンが、アポ取りが難しいことで悩んでいるのは事実です。
これは、実は簡単な話で、自分にアポ取りの電話が入ったことを考えればすぐに答えは出るでしょう。
営業イコール契約ということが頭によぎりますし、自分の抱えている仕事に目一杯で時間がとれないとか、断るのも面倒だという気持ちが最初に出てしまうものです。
考えがネガティブになっているお客様に、それでは会って詳しく話を聞いてみようと思わせることは簡単ではありません。
アボ取りの準備
上記では、アポを取ることの難しさをお伝えしましたが、アポを取るのは何も新規の取引先には限りません。
既存の取引先やお客様との商談などの際にもアポは取らなければいけませんので、まずはアポ取りの基本をマスターしましょう。
アポ取りの基本
アポ取りをする際には2つの基本があります。
- 取引先やお客様の役に立てる提案ができるサービスや製品を準備する
- スケジュール的に候補日を何日間か空けておく
一つ目は当然のことですが、二つ目のスケジュールは十分に注意を払う必要があります。
取引先がスケジュールをとってくれたとしても、こちら側がスケジュールをとれないというのは最悪です。貴重な商談の場を失うことになりかねません。
相手のスケジュールがとれたら、すぐに日程を決定できるような体制を準備してからアポ取りの電話をしましょう。
アポ取りの際に準備するもの
アポ取りをする場合には、必ず次に挙げるものを準備してください。まずはアポ取り確認のリスト表です。各社でそれぞれ独自のものを使っている場合が多いです。
次に、提案する案件の内容をひとまとめにした資料です。相手からの質問などに即座に答えられるようにするためです。
スケジュール帳も忘れてはいけません。この場合には、同行者のスケジュールも事前にきちんと把握しておきましょう。
また、必ずメモをとることが必要ですのでメモ帳や筆記用具も忘れずに準備です。
念のために、相手先の地図や路線図も準備し、初めて訪問する際には道順の確認などもしておいた方が良いでしょう。
アボ取り電話の手順
次にアポ取り電話の手順を詳しく説明します。
アポを取りたい相手が電話に出たらまずは挨拶して社名と名前を名乗ります。
続いて「さっそくですが、○○の件で□□様にお時間をいただきたいのですが・・・・・・」と切り出します。
相手に日時の予定を伺うよりは、こちらの複数の候補日を伝え「ご都合はいかがでしょうか？」と日程を選択してもらった方が確率が高いように思います。
アポが取れたら、同行人数や予定の時間など打ち合わせをしておきましょう。初めて伺う場合には、受付の仕方を確認しておくことも必要です。
例えば、直接３階まで行き営業部の入り口電話で連絡、などです。当日に慌てないですみます。
最後に、アポの取れた日時や内容を復唱して確認することも忘れないでください。
こんな時はどうしたら？
アポ取りがうまくいかなかったり、緊急事態などが発生してアポを遂行できないようになったということも想定されます。
そのような不測の事態の対処法も学んでおきましょう。
日程が合わない
アポ取りの電話で、相手と会えることになったものの、どうしてもこちら側と相手側の日程の調整がつかないという場合もあります。
当然ですが、ことら側がお願いしているわけですから、相手側が提案した日程に会わせざるを得ないのですが、同行者の予定などもあり即決できない場合もあります。
そのような場合には、「すいません。再調整してすぐにお電話をかけ直します」といったん電話を切り、同行者と早急に相談しましょう。
かけ直しの電話はなるべく早いほうが良い結果になります。スピーディーに事を進めてください。
日程を変更せざるを得ない
アポをお願いした側が訪問日を変更したいというのは、本来ならば考えられません。かなり失礼な行為となってしまいます。
しかし、逆に言うと相当な緊急事態が発生したと言うことでもあります。
アポの約束のスケジュールで訪問できないと分かった時点ですぐに連絡してください。誠心誠意謝罪をし、簡潔にその理由を説明します。その後に、日程の変更をお願いしましょう。
このケースの場合には、とにかく申し訳ないという気持ちを前面に出してください。
心からの申し入れならば、電話越しにも相手には伝わるはずです。
まとめ
アポ取りはビジネスの基本でありながら、なかなか難しい職務です。
しかし、アポ取りを避けては通れませんので、基本をマスターしてどんどん経験を積んでいきましょう。