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他社訪問は第一印象が大切?!慌てた態度をとらない基本とマナー

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他社訪問の際には、基本的に会社の代表者であるという自覚を持つことです。これが理解できていれば、失礼な対応をしたりすることもありません。

まずは、時間管理をきちんとして訪問や面談の時間は100%守りましょう。

商談相手が、忙しい中貴重な時間を割いているということを意識していれば、効率的に商談を進めようと考えるはずです。

また、訪問先の会社へ入ったと同時に、受付や廊下などでも自社の代表として見られていると常に考えておきましょう。

身だしなみが乱れていたり礼儀を怠ったりすることもなくなります。

ここでは、他社訪問の際の基本とマナーを詳しく解説します。

他社訪問の基本

他社を訪問する際には、相手先に失礼のないようにするのが基本です。

ほかにも準備や流れ、またNG行為などもありますので、しっかりと理解しましょう。

訪問前に準備は完了させること

他社を訪問する際には、相手先の会社に入り受付に行く前までに準備はきちんと終わらせておきましょう。

当然ですが、他社訪問で肝心なのは時間のマネジメントです。

相手先の担当者には、わざわざ時間をとってもらっているのですから、約束した時間の5分前には受付へ到着できるように行動しましょう。

また、身だしなみを整えたり、携帯電話はマナーモードにする等、失礼のないように慎重に行動してください。

遅刻は厳禁

ビジネスマンとしてだけではなく、遅刻は人としてマナー違反です。

たかが5分10分と考えてはいけません。相手先も訪問の準備をして予定しているからです。

たとえば、無理にお願いしてとったアポイントだったとしても、一旦約束をすれば、社会人として相手も準備しているものです。

遅刻は、そんな相手の気持ちも裏切りますし、時間も無駄にしてしまいます。当然、あなたの仕事に対する姿勢なども疑念をもたれてしまいます。

万が一、何ともし難い事情でアポイントの時間に間に合わない場合は、必ず電話を入れ丁寧に謝罪しましょう。

第一印象を大切に

人間は、仕事であれプライベートであれ、初めて会ったときの第一印象を大切にするものです。

その第一印象が良いものなら問題ありませんが、悪かったらその印象を覆すまでに相当な時間を要してしまいます。

訪問先の会社の前まで来たら、名刺はすぐに出せるようにして、資料や書類も取り出しやすいようにしましょう。

身だしなみを整えることも大切ですし、携帯電話をマナーモードにすることも忘れないでください。

スマートで爽やかな立ち振る舞いは、第一印象を良いものにするのは間違いありません。

他社訪問の流れ

相手先とアポイントもとれ、いよいよ訪問となりました・・・。

具体的に他社訪問はどんな流れで対応すれば良いのでしょうか。

受付~応接室

まずは、相手先の会社に到着したら挨拶をして、会社の社名とあなたの氏名、尋ねる相手の部署と氏名を伝えます。

その時に、約束の時間も伝えておきましょう。その上で取り次ぎをお願いします。

応接室では、座る席を指示されなければ下座へ着席します。すすめられたらその席へ着席しましょう。

コートはたたんで脇に置き、荷物は足元に置きます。担当者が来るまでの間に書類や資料などの準備を済ませておきます。

ちなみに、応接室でのNG行為は、コートハンガーにコートを掛ける、勝手に座ってしまう、お茶に口をつける、などです。気をつけてくださいね。

あいさつ~名刺交換

応接室のドアがノックされたら起立します。担当者が入室したらお辞儀して挨拶しましょう。

「お忙しいなか、お時間をとっていただきまして、ありがとうございます」といった感じの挨拶で良いでしょう。

次に名刺交換します。訪問者であるあなたの方から名刺を差し出します。

相手の名刺は両手で受け取りましょう。名刺交換が終わったタイミングで手土産を渡します。

着席するのは、相手からすすめられるか相手が座ってからにしましょう。

商談~辞去

引き続き商談に入ります。資料は相手の読みやすいポジションに置き、内容は簡潔で聞き取りやすく話してくださいね。

商談が終了して話が途切れたタイミングで「では、よろしくお願いします」などと言って終了させましょう。訪問した側から切り上げるのがマナーです。

退室の際には、忘れ物がないようにチェックし、「本日はありがとうこざいました」とお礼を伝えます。

こんなときどうする?

他社訪問の際のいろいろなしチェーションに応じた対応をお伝えします。

所要時間を伝えておく

アポイントをとる際に、今回の商談で提案する内容がどれほどの時間を要するのか、その所要時間を伝えておくと親切です。

相手もスケジュールを組みやすくなります。

上司や先輩に同行

自分担当の商談ではなくても、上司や先輩の他社訪問へ同行する機会も多いかと思います。

その際には、まずは上司や先輩の前を歩かないことです。

次に、あなたの名刺を出す時には、勝手に差し出さずに上司や先輩に紹介されてから出すようにしてくださいね。

また、上司や先輩よりも下座に座るように気をつけます。

当然ですが、資料や書類などをスタンバイするなど意欲的にサポートすることを心がけましょう。

お茶を出されたら

一人で待つ間に、あなたの分のお茶だけが運ばれてきたときには、そのお茶に口をつけていいでしょう。

相手と商談中ならば、相手からお茶をすすめられてからにしてください。

まとめ

一番大切なのは、他社へ伺った際にはあなたが会社の代表者であるという自覚を持つことです。

そのことを理解さえしていれば、失礼な対応をすることはないでしょう。

他社訪問の基本を完璧にマスターして、できるビジネスマンになってくださいね。

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