名刺を携帯することはビジネスマンの常識です。仕事前には必ず残り枚数をチェックして、欠かさないように注意しましょう。
また、ただ単に名刺を交換するだけと思う方もいるかもしれませんが、名刺交換のスタイルで、その人物が優秀かどうか分かると言われています。
もたもたせずにスマートな名刺交換の所作を身につけて、印象アップを心がけたいですね。
ビジネススキルが一目瞭然の、名刺交換の基本とマナーを解説します。
名刺交換の基本
名刺はあなたの人となりを表します。いただいた名刺も相手自身ですので、粗雑に扱ってはいけません。
名刺交換の基本をマスターして、名刺に敬意を持つように心がけましょう。
名刺は敬意を持って扱う
名刺は、単に自己紹介のカードというわけではありません。その人自身を表します。
敬意をもって扱ように気をつけましょう。これは相手にいただく名刺に限らず、自分の名刺も同様です。
汚れた名刺や折れたりしている名刺をお客様に渡したり、いただいた名刺に直ぐに書き込みを入れたりするのは大変に失礼な行為と言わざるを得ません。
最もやってはいけないのは名刺切れです。
万が一欠かしたり忘れたりしてしまった場合は「切らしていまして大変申し訳こざいません」と謝罪し、フルネームを伝えます。
次回会うときには、必ず名刺を持参しお詫びと共にお渡しするようにしましょう。
名刺交換は自己紹介です。名刺に書いてある内容が伝われば良いというものではありません。
笑顔で明るくあいさつして好印象を持たれる努力をしましょう。
爽やかでスマートな名刺交換の所作を身につけていれば、相手にはできるビジネスマンという好印象が与えられます。
名刺の取り扱いのコツ
名刺を取り扱う前に、まずは名刺と名刺入れは常にクリーンな状態にしておくことが基本です。
その上で、毎朝枚数の確認を行い、営業先や訪問先、また来客に備えておくクセを付けましょう。
名刺入れは、いつでもすぐ取り出せるところに保管してください。その時々で保管場所が違うと肝心なときに慌てます。
取引先やお客様からいただいた名刺は、商談や打ち合わせ中には、自分の名刺入れの上に置いてください。
いただいた名刺は、その日のうちにコメントと共に整理しておくと、顔と名前が一致します。
名刺の取り扱い上でのNG行為は、お尻のポケットなどに入れることや目の前で名刺にメモを書きいれることです。
名刺交換の基本マナー
名刺交換時における基本マナーは、役職や肩書きの順番に行うということです。
相手が、部長・課長・係長・担当の社員だったとしたら、部長⇒課長⇒係長⇒担当の社員の順番に渡します。
こちら側も、上司と同行した場合には上司から先に渡し、上司が終わったらあなたが渡します。
もちろん、いただく際にも同じです。
名刺交換の受け取り方
名刺交換はよく目にします。何気なく見ていたりしますが、いざ自分が名刺交換をすることになったら、意外とどういう流れで行うのか戸惑ったりするかもしれません。
ここでは、名刺交換の受け渡しの流れをお伝えします。
名刺交換はスムーズに
名刺入れを取り出すのにぐだぐだしている人をよく見かけますが、かなりみっともないです。
また、仕事ができるという風には見られません。
名刺交換をするタイミングというのはほぼ把握できますから、その時点で早めに名刺入れは準備しておきましょう。
他社を訪問した際には絶対にこちらから名刺を差し出すようにしてください。
名刺交換の仕方の流れ
基本的には、まず準備として名刺入れの上へ必要枚数の名刺を重ねておきます。
次に、名乗りながら両手で差し出します。いただく名刺は両手で受け取り、胸の前くらいで役職と名前などを確認してください。
あなたと相手側の両方が同時に名刺を差し出したケースでは、お互いが右手で差し出し、左手で受け取ってください。
名刺交換の後は？
名刺交換がが済みましたら、あなたの名刺入れの上に相手の名刺をのせてテーブルの上に置きましょう。
相手が複数で何枚かの名刺をいただいた際には、相手側の席順どおりに個々に並べます。
商談や打ち合わせなどの最中に、名前と顔を一致させ覚えておくほうがベストです。
こんなときどうする？
名刺交換時には、たまにトラブルを起こしてしまったりNG行為をしてしまうことがあるかもしれません。
どういう行為がいけないのかを理解しておいた方が良いでしょう。
名前などが読めない
名刺交換した後には必す名前を確認しましよう。
時々読めない漢字の方がいらっしゃるかもしれません。最初にローマ字表記があるか確認してください。
ローマ字表記も無かった場合には「おそれいりますが、どうお読みすればよろしいのですか？」と尋ねた方が良いです。
分からないままにしておくと、後々聞くに聞けなくなったりします。
また、難しい漢字の読みから、つかみの話題になることも多いです。
名刺を落としてしまった
いただいた名刺を、うっかり落としまうことがあるかもしれません。
そういった場合は「大変失礼いたしました」と謝罪するしかありません。
自分の名刺を落としてしまった場合は、拾った名刺を必ずしまい、新しい名刺を渡しましょう。
くれぐれも拾った名刺を名刺入れに戻したりしないように・・。
名刺交換のNG行為
名刺交換のマナー上NG行為とされているのは、まず名刺を交換する場合にはテーブル越しは絶対にいけません。
また、ポケットや財布から出すのもかなり失礼です。必ず名刺入れから出すようにしましょう。
名刺にシワや折れがあるものを渡すのもかなりのNG行為です。毎朝名刺入れを確認する習慣を付ければ防げます。
まとめ
名刺交換は、基本マナーを覚えてしまえばさほど難しくありません。
ただし、上記したようにまごついていると見た目がかなり悪くなります。スマートな名刺交換ができるように練習しましょう。