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【出張準備】持ち物だけじゃない!綿密な下調べが明暗をわける

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出張は、詳細な計画と万全の準備が成功と失敗を分けることになります。

出張にはその目的があるはずですから、それと突き合わせて完璧に下調べをしておきましょう。

必要な書類や交通手段、また経費の予算などは間違いのないように十分に確認してくださいね。

当然ビジネスとして出張するわけですから、出張前後には社内手続きがあります。

それらをきちんと把握して段取りし、出張中は上司に緊密に連絡や報告してミスをしないようにしましょう。

出張は準備から始まっている

出張というと、どういった商談にしようかとか契約を取るためにはどうするか、ということで頭がいっぱいになるかもしれません。

しかし、そこだけ考えていても上手くいきません。出張は、準備の段階からすでに始まっています。

出張への心構え

出張は、多くの場合は普段は顔を出せない遠方の取引先などを訪問する機会ということになります。

1回の出張で数社を訪問することも少なくありません。やはり、詳細にプランニングすることが重要になります。

出張中のスケジュールについては、ある程度の時間的な余裕を持たせた方が良いでしょう。

オンとオフの境目が曖昧になりがちですので、きちんと公私の区別をつけて、上司への定時連絡や諸報告も忘れずに行ってください。

帰社後は経費の精算をしなければいけませんので、必要な領収書の保管も大事です。

また、出張中は通常の業務を同僚がお手伝いしてくれるので、それらの状況などは必ず引き継ぎをしておきましょう。

緊急事態が発生した場合の連絡手段を伝えておくのも忘れずに。

帰社後は、まずは上司に口頭で報告して、詳細については出張報告書を作成して提出します。

最後は、出張経費を精算して終了です。

出張前の確認事項と社内手続き

出張前には、多くの確認事項と社内手続きがあります。それらをまとめてみましょう。

確認事項は以下のように多岐にわたります。

  • 出張日程
  • 相手先の住所と電話番号
  • 相手先までのルートと金額および所要時間
  • 宿泊ホテルを選び予約
  • 宿泊料金とチェックインの時間
  • 手土産をどうするか

また、同行者がいる場合にはそちらへも確認し必要事項は伝達しなければいけません。

社内手続きですが、こちらはまず使える予算を確認して出張費の仮払いを申請します。

もちろんその前に上司へ出張許可をもらってあることが前提です。次に出張のスケジュールを書いた予定表の提出をします。

後は出張終了後に出張報告書を作成して出張費を精算すればOKです。

連絡は緊密に

出発前には、さすがに同じ部署内ではそのスケジュールが把握できているでしょう。

しかし意外と忘れてしまうのが、連携している関連部署の担当者や、常日頃から頻繁にコンタクトをとっている大切な取引先などへの連絡です。

あなたがいないと分からないことがあり、業務が進行しないなどという事態は避けなければなりません。

関連する各所には、出張前に不在になることを電話やメールなどで、間違いなく連絡するようにしましょう。

出張の宿や準備品の確認

出張では、宿泊するホテル選びや準備品はかなり重要です。

宿泊するホテルについてと、出張の持ち物の確認事項をマスターしてみましょう。

宿泊の予約

宿泊するホテルの予約ですが、まずはあなたの会社で定宿が決まっているのかを確認しておきましょう。

定宿がある場合にはそちらへ予約を。自分で予約が必要な場合は、最近ではインターネットを利用するのが選びやすく簡単です。

ホテル選びのポイント

ホテル選びでは、まずは宿泊料金が予算内かどうかを確認します。

次に、最寄り駅や相手先へのアクセスが便利かどうかとチェックインおよびチェックアウトの時間の確認です。

また、進捗報告や資料の作成などがありますので、インターネット設備やプリンターやFAXなどが付随しているかも大切です。

あとはコンビニが近くにあると何かと便利だということも頭に入れておいてくださいね。

出張時の持ち物リスト

出張時の持ち物では、まず絶対に忘れてはいけないのが、商談に必要な書類や資料、サンプル品です。

相手先への手土産がある場合はそれも忘れずに。

次に、切符や航空券、相手先の住所や連絡先と宿泊先の連絡先、携帯電話(スマートホン)と充電器、名刺とカードと財布、筆記用具と手帳、パソコン、着替えなどです。

最初に出張携帯品のリストを作り、毎回そのリストに沿って確認することを義務づけましょう。

出張でありがちな・・こんなときどうする?

出張は、事前に綿密な予定を立てていても、その計画通りに行かないこともままあります。

そんなときはどうしたらいいのでしょうか?

出張が予定より早く完了した

思いのほか順調に進み、その出張が予定よりも早く終了してしまったということも時々起こります。

それが日帰り出張だったときには、終業時間までに帰社できそうになければ上司に連絡し、直帰しても良いかの指示を仰ぎましょう。

何日間かの出張の場合は、その旨を上司に報告し、ホテルなどをキャンセルした上で帰途につきます。

出張が予定内に完了しなかった

上記のケースとは逆に、出張が予定の日程で消化できなかったというケースも出てきます。

もし日帰り出張だった場合は、すぐに上司に連絡をし宿泊の許可をもらってホテルの手配など手続きをしましょう。

何日間かの出張の場合も、上司に連絡して日程の延長の許可をもらいましょう。

予算のこともありますから独断で判断せずに、必ず上司に連絡し判断を仰いでください。

出張が予算を超えてしまった

ある程度は事前に見積もりますので、予算を超えることはあまりないと思いますが、内容によっては自腹などというケースもないわけではありません。

しかし、その原因が急な接待や予定外で取引先と食事することになったなどというケースは、出張費とは別枠の接待費にも当てはまりますので、会社と相談しましょう。

まとめ

出張は相手先に出向き商談することが一番大事ですが、それ以前に事前の準備が重要なことも理解できたと思います。

何事も準備が大切だということです。出張準備の基本をマスターして実のある出張になるようにしましょう。

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