接待は、おもてなしをすることで相手との距離を近づけ心を開いてもらうことと、良好な人間関係を築くためのものです。
しかし、ただ単に取引先やお客様と一緒に食事をしたりお酒を飲んでいれば良いというものではありません。
お店を決め、席次や手土産なの手配もあります。お酌もしますし、聞き役に徹し、また盛り上け役もやらなければ・・・。
さらには、予算を管理して支払いまでですから、かなり大変な仕事になります。
それを笑顔でこなすのがあなたの役目です。
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接待はなぜ必要か？
接待は、取引先やお客様とのより深い信頼関係を構築するためのものです。
しかし、その準備をし接待を無事終了させる過程において、ビジネススキルもアップすることを忘れないようにしましょう。
信頼関係を構築するのが狙い
ビジネスは、最近ではいろんなツールを通したりインターネット上でのやりとりで進行したりしますが、最終的には人と人とのつながりがスタンダードです。
おいしい食事やお酒を同行して楽しんでいただく接待は、取引先やお客様との信頼関係を強固なものとし、新たな人間関係を構築する働きを示してくれます。
だからこそ、逆に礼を失したりしないように段取りやマナーはしっかりと確認してミスのないようにする必要があります。
接待の際には、取引先やお客様に喜んでいただけるお店を選ぶことから始まります。
上司や先輩が、その取引先やお客様の好みを分かっているケースもあるので相談することは必須です。
さらに、送迎・手土産・二次会などやることはたくさんあります。
取引先やお客様との信頼関係を構築することが目的の接待ですから、万が一失敗してしまうと最悪の事態になってしまいます。
とにかく十分な準備を心がけるようにしてくださいね。
あなたの普段の行動が接待に影響する？
接待は普段から思いやりをもって行動している人が成功すると言われています。
やはり、接待の場では普段の行動や相手に対する思いやりが出てしまうわけですね。
普段から会社の人たちや家族や友人などに思いやりを持った接し方をしておくことが大事になってくるのです。
日頃から常に頭を使い、どうしたら周りの人たちに喜んでもらえるかを意識して行動することが必要になりますね。
そういう気持ちを持って行動することが、接待を成功させるばかりではなく、ビジネス脳も鍛えてくれることになります。
接待にはあなたにもメリットがある
接待が苦手な人って実は多いんです。
緊張感もありますし失敗は許されませんし、お酒が苦手で飲めない、自分のペースでは飲めない、などがその理由だと思われます。
しかし、接待は以下のようなメリットがあります。
- 取引先やお客さまと親密な人間関係を構築できる
- 普段の仕事中では聞けないいろいろな面白い話が聞ける
- 接待の段取りをこなしながらマナーに気を配ることがビジネスに役立つ
接待を巧くやる段取りの中で、相手のことを思いやりながら行動すると、ビジネス脳は活性化するそうです。
この考え方で言えば、接待は取引先やお客様へのおもてなしだけではなく、自身のビジネススキルもアップするはずです。
接待準備
接待は、せっかく取引先やお客様との信頼関係を深める場です。
失敗して逆に信頼関係を損なっては元も子もありません。
相手の好みのお店をセッティングすることから始まり、人数や席次、予算や手土産など準備することは山ほどあります。
失敗のないように接待準備をチェックしておきましょう。
接待準備のチェック事項
まずは、接待する相手の好みを確認しなければいけません。
上司や先輩などが知っているケースも多いので相談してください。その上でお店をチョイスして予約します。
もちろん、その前に相手側の人数とこちら側の人数も把握しておきましょう。
その上で、予算はいくらくらいなのかを確認すると共に、上司と詰めを行ってくださいね。
予算にもよりますが、送迎や手土産、場合によっては二次会などのセッティングもしなければならい時もあります。
また、前日までに相手側に確認の連絡を入れ、同時に予約したお店にも確認しておきましょう。
接待場所での席次
若い営業担当者が一人で接待するということは、あまりないと思います。
相手も何人かでこちらも上司を含めて何人かになるはずです。
事前に出席者を把握の上、上司に相談して失礼の無いように席次を決めておきましょう。
宴席を行う部屋の上座がわかりにくいような場合もありますので、お店の人に聞いておくことも大切です。
もちろん、一番下のものは入り口近くの下座で、注文をしたり水割りを作ったりしなければいけませんし、お会計なども担当することになるでしょう。
接待の流れ
接待の流れを理解しておき、当日失礼の無いように行動しましょう。
接待が始まったら
取引先やお客様を席まで御案内して座っていただきます。
もちろん相手側のお客様は上座ですが、接待する側の担当者が出入り口に近い下席に座り、注文したり水割りを作ったりなどしてくださいね。
お酌は「気にしています」というシグナルですから、グラスやお猪口が空になることのないように注意しましょう。
相手側でお酒が飲めないという人がいる場合もありますから飲み物をオーダーする際には気にかけてください。
最近では、接待する側でもお酒が飲めないという人も少なくありません。
以前のように無理強いされる風潮もなくなっていますから、無理に飲まずに場を盛り上げつつお酌に専念しましょう。
話す内容に注意
宴席での話の内容ですが、その人によって違います。
そういった席で濃い内容の仕事の話をしたい方がいる一方、宴席では仕事の話はしないタイプも多いです。
事前に上司とよく打ち合わせをしておきましょう。
事前のリサーチ力は重要ですし、空気を読む力も大事になります。
会計時の注意点
重要なのは、相手に気を使わせたり気づかれたりしないようにスマートに終わらすことです。
そろそろかな、というタイミングでつとめて自然に御手洗いに行くような感じで会計を済ませるのが良いでしょう。
領収書の宛て名などは事前にお店側に伝え、すぐに発行してもらえるように段取りしておくことも大事です。
まとめ
接待は取引先やお客様との信頼関係を深める重要なビジネスの一環です。
さらに、接待の準備を進めうまく切り回すのは、あなたのビジネススキルをアップさせることにもつながります。
ぜひ、接待の基本とマナーを学んで実践しましょう。