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【社内文書の書き方】言葉が見つからない!?効率重視が求められる作成のコツ

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社内文書は、余計なものを一切省くのが基本です。

効率を優先して短時間で内容がきちんと理解できるようにする必要があります。

件名や伝達事項に関しては簡潔で短く、それでいて正確に記すことが求められます。

定型文的な儀礼的あいさつ等は不要ですし、末文や結語も省略したほうがいいですね。

差し出す相手はすべて社内の人ですので、最低限の敬語のほかは明瞭な文章で作成しましょう。

ここでは、社内文書の基本について詳しく解説します。

社内文書の役割とは?

社内文書は、文字通り社内で情報のやり取りを迅速に行うための文書です。

できるだけ早く正確な情報を伝えることが役割ですので、スピードや正確性などが求められます。

社内文書とは

社内文書の特徴は、当然ですがそのすべてが会社内でやり取りする文書だということです。

社内文書にはインフォメーションのメモからすべての支社や営業所に配る伝達まで、様々なクラスの文書があります。

社内文書ですので、対社外への文書のように改まった文言は必要ありません。

形式化されたものを含めて実際のワーク本位で明瞭に指し示すのが基本です。

社内文書は効率重視

日報や各種届出、連絡事項の伝達など社内用の文書が社内文書ですから、基本は効率優先で現実に行う実務本位でなければ行けません。

明確で要点をとらえた文書ならば大丈夫です。

社外文書では、ある程度あらたまる必要がありますが、社内文書であればそれほどあらたまる必要はないです。

ですので「敬具」などといった頭語や結語、時候のあいさつなどの礼儀や社交的な要素は一切割愛します。敬語も適正な範囲内で使用すれば十分です。

繰り返し使用される休暇届などの届け出関係文書や経費の精算書などは、ほとんどの会社で自前の定型用紙があるはすです。

それらのフォーマットはデータとして準備されている会社も多いですから予め確認しておきましよう。

社内文書の役割

社内文書で重要なことは「スピード」「確実性」「シンプルさ」だと言えます。

社内文書の役割は、情報をなるだけ速く、正確に知らせるという点にあります。

速さや、シンプルさが先決なので、社外文書のようなきめ細かな挨拶等は必要ないです。

社内文書の種類や作成のポイント

社内文書は、指示や依頼や報告など様々な種類があります。

まずは、その種類と適用範囲を把握し、その作成ポイントをマスターしてください。

社内文書の種類

社内文書には、以下のような種類があります。

文書の機能 文書の種類
命令や指示 命令書、指示書、通達、計画書、企画書、稟議書
報告 出張報告書、調査報告書、業務日報
各種届け出 休暇届、遅刻届、早退届、仮払い申請書
連絡や問い合わせ 業務連絡書、依頼書、照会書、回答書、案内書
記録 議事録、帳票類、集計データ

ほとんどの場合、会社オリジナルのフォーマットが用意されていると思います。

社内文書作成のポイント

社内文書は、その文書での用件はひとつだけにすること、敬語は最低限、「です・ます」調、件名は内容が分かるように、結論を先に書く、あいまいな表現は使わないなどが基本です。

その基本を元に以下に作成のポイントを上げておきます。

  1. 受信者も発信者も、共に所属部課・職名で出す
  2. 挨拶などの社交的な要素や前文は省略する
  3. すぐに主文(結論)を書く
  4. 基本的に「です・ます」調を使用する
  5. 敬語の使用は最小限にする
  6. 箇条書きを使用してわかりやすく簡潔に
  7. 繰り返し使用する文書は定型用紙
  8. 提出期限を厳守する
  9. 憶測や予想などあやふやな情報は書かない

社内文書チェック表

社内文書は、提出前にここだけはチェックし見直してください。

  • 文書番号がある場合はそれが正しいかどうか
  • 発信年月日に間違いはないか
  • 発信者の所属と氏名は記載してあるか
  • 宛名の間違いがないか確認したか
  • 件名は内容が把握できるか
  • 不必要な文言などが書かれていないか
  • 簡潔な内容になっているか
  • 押印を忘れていないか
  • 誤字脱字はないか
  • 数字の間違いはないか
  • 添付書類のあるなしや枚数を確認したか

社内文書の書き方

社内文書はシンプルさが大切ですから、導入部や挨拶などは必要ありません。

気を付けてほしいのは、その社内文書の用件が何で、相手に何を実施してほしいのかをハッキリと書くことです。

明示の仕方や用件がわかりづらいと、あなたの評価にも影響しかねませんので、社内文書の書き方をマスターしておいてください。

報告書

報告書については、営業報告書や出張報告書など色々な種類があります。

営業報告書ならばお客様との商談内容や進捗具合、問題点などをなるべく簡潔に書きます。

どこに業績アップの糸口が伏在しているかわかりませんから、クレーム、リクエスト、申し入れ、競合の有無など、オールマイティーに記載しておきましょう。

通達文書

通達文書を形作る上で重要な要素はタイトルです。

一目見てどういった内容でなのかが理解できるように書きましょう。

社員がその文書を目にした時にどんな内容であるか、またその社員にどういった具合に関係するものであるかが判断できるようにします。

依頼文書

依頼文書を出すのはお願いするということですから、受け取った社員には行動を起こしてもらう必要があります。

いつまでにどんな内容のことをしなければならないのかが、すぐに分かるように書くことが必須です。

対象者であるのに「自分とは関係のない内容だな」などと誤解が生じないように、目的・内容・対象者・期日は明確に書いてくださいね。

まとめ

社内文書は明瞭簡潔にその内容が理解できるように書くことが重要です。

大抵の社内文書にはテンプレートが用意されていると思いますから、いち早く慣れておくことが大事です。

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