家には設計図があり、マラソンには決められたコースがあります。
設計図なしに家を建て始めたり、ただ闇雲に走り始めれば、家の完成もマラソンの完走も期待できません。
ビジネスにおいて業務が成功するかどうかは、良い計画と準備にかかっています。
ここでは、業務を成功させるための計画と準備の仕方について考えます。
仕事がうまくいく人の計画の立て方
いい仕事をする人、仕事ができる人は、計画や準備に時間を惜しみません。
もちろん仕事にはスピードが重要です。どんな良い仕事も納期を守れなければ、しなかったのと同じことになります。だからこそ、実際の業務に入るための計画と準備が必要なのです。
考えながらメモをする
ビジネスにおいて重要なのは考えながらメモをすることです。
メモ帳や付箋紙に、今日１日の業務を書き出し優先順位を考えるのも良いでしょう。
また、１つのプロジェクトに必要なタスクを書き出し、このプロジェクトを成功させるために、どんな方法で、どれくらいの金額また期間をかければ良いのかを考えます。
考えてメモすることのメリット
やるべきことは分かっていても、考えずにすぐに業務に取り掛かるのではなく、一旦冷静になり業務を概観し、計画と準備をする方が結果として成功への近道となります。
考えずに業務に取り掛かると、トラブルや問題にぶつかった時、その都度対処法を考えなければなりません。
しかし前もってよく考え計画や準備をしておけば、トラブルや問題も想定することができるのでぶつかる前に回避することができます。
また、もしぶつかったとしても慌てることなく解決しやすくなります。
メモをベースに準備をする
考えてメモし計画を立てたら、その業務のための準備をしましょう。
業務に取り掛かる前に考えて計画を立てたなら、その日の業務に必要な資料を前もって揃えておきましょう。
上司や取引先などに確認して進めなければならないことがあるなら、そのことを事前に伝えスケジュールを開けてもらうなどしておきます。
必要になった時に慌てたり、時間の都合が合わず業務がストップしてしまうといった事態を避けることができます。
考えることはどんな仕事でも重要
デスクワークだけでなく、セールスやサービスといった仕事でも考えることは重要です。
セールスの場合、実績は数字に現れるので細かく時間配分をしなければなりません。
移動時間を最小限にし、いかに効率的に営業先を回れるかを考え、ルートを決定する必要があります。
またサービスの場合も、1日のスケジュールを把握し、効率とお客様の満足の両方を満たすための計画が必要です。
ただ良いサービスをするという気持ちだけで動き始めると、すぐに疲れてその日の後半に対応するお客様へサービスが不十分になりかねません。
身体の疲労は心のバランスにも影響するので、仕事に対する姿勢にも悪循環が生まれる可能性があります。
このように、業務を行う前に考えること、メモをすることは、どんな職種の仕事においても重要なことなのです。
考えて計画し準備しメモすることを習慣にしよう
計画と準備にメモは不可欠です。メモをすることによって、考えた大切なことを記録し、記憶し、読み返して思考をリセットしたり、現状を把握することができます。
そしてこれは毎日行うべきことです。業務が前日からの続きであったとしても、それに取り組む前にメモを見直します。
前日に立てた計画を見ながら、改善できることはないか、不要になった作業や逆に見落としていた必要な作業がないかをチェックします。
進行の速度によって、スケジュールの変更も必要かもしれません。
考えて計画し準備しメモすることが習慣になっていれば、どんな難しい案件や急ぎの案件を前にしても、すぐに段取りをすることができ、いい仕事ができるでしょう。
まとめ
「未来図を描く」という言葉がありますが、これには予定や計画のあらましを思い描くという意味があります。
希望通りの家を建てる、マラソンをベストタイムで完走する、成功を手にするためには、それをはっきりとイメージするための努力をしなければなりません。
業務を行う前にプランや予想を立て戦略を練り、そのメモを元にしっかり準備することを習慣づければ、成功のイメージはより鮮明になり達成しやすくなるでしょう。