メモの取り方

始業前ミーティングが大切!?仕事を始める前にみんなで考えることのメリット

更新日:

仕事に取り組む前に考えること、計画や予定を立て準備をすることは、個人としてだけではなくグループとしても必要です。

会社、部署に属している以上、仕事は一人で行なっているわけではありません。

ここでは、業務開始前に朝礼やミーティングをすることの利点と、その取り組み方について考えます。

業務前にミーティングをすることの利点

業務前、個人的に考える前にミーティングをすることにはいくつかの利点があります。

それによって業務をより効率的に行うことができます。

その日にやるべきことを把握することができる

全体のミーティングでは、誰が今どんな仕事をしているかを把握すると同時に、自分が今日何を優先して行うべきかを考えるのに役立ちます。

例えばチームで一つのプロジェクトを行っている場合、ミーティングによって自分の仕事が誰かの仕事と重複している部分があることに気づくかもしれません。

また、それぞれが持っている情報を共有することで、時短を図ることもできます。

コミュニケーションが取れる

ミーティングをすることは、チームのメンバー同士のコミュニケーションを図る上で役立ちます。

ミーティングによって、業務を自分一人ではなくチームで行っているという意識、上司や先輩が自分の業務を見てきちんと評価してくれているという安心感、困った時にはメンバー同士で助け合えるという信頼感が生まれます。

視野を広げることができる

個人で深く考えることは重要ですが、経験や能力は人それぞれ、自分ではいくら考えても思い浮かばなかったアイデアを他の人が簡単に出してくることもあります。

どんな能力に秀でているかは人によるので、自分が誰かのためにアイデアを出すこともあるでしょう。

ミーティングをすることは、自分一人で考え込まず視野を広げるのに役立ちます。

取引先からの印象がアップする

社内の風通しが良いか、チームワークができているかどうかは、意外なことに取引先には伝わるものです。

電話や直接打ち合わせをする際に、情報共有ができていなかったり、人によって提案がバラバラであれば、取引先の担当者は、この会社に任せて大丈夫なのか不安を感じるかもしれません。

時間を無駄にしないミーティングの方法

ミーティングといっても、型にはまった朝礼や、上司からの一方的な連絡事項のみなら、みんなで一斉に時間を取る意味を感じるのは難しいかもしれません。

社内メールで済むような内容でミーティングを開くのは確かに時間の無駄です。

では、どんな方法で行えばメリットづくしのミーティングにできるでしょうか。

時間を決めておく

一つの方法は時間を決めておくことです。

例えば10分であれば、その間に誰が何を伝えるかをはっきりとしておく必要があります。

健康診断や会社の行事などの連絡事項は社内メールで行い、その日の大切な来客の予定や、業務に関する具体的な情報などを優先すれば、限られた時間を有効に使うことができます。

質問を決めておく

自分が業務に関して誰かに聞きたいことがある場合、自分だけに関わる内容であれば、個人的に質問すればよいかもしれません。

しかし、その回答が全体に周知すべき内容である場合には、ミーティングの場を大いに活用することができます。

誰もが聞きたいであろう内容の質問は積極的に行うことで、ミーティングの価値を高めることができます。

周知事項はメールで

決定事項や連絡など、周知したいことはメールで行いましょう。そうすれば、ミーティングで質問や会話を優先することができます。

また、連絡事項は口頭よりもメールで伝えることで記録に残せるのでおすすめです。

和やかな雰囲気を作ろう

ミーティングは、誰かの仕事の仕方を批判する場所ではなく、いかに効率的にチームで仕事に取り組めるかを考える場所です。

和やかな雰囲気を作ることに心掛け、アイデアがあるなら友好的な態度で提案しましょう。

まとめ

会社に属しチームで働く場合、情報共有やコミュニケーションは欠かせません。

どんなに能力があっても、一人で考えて物事を進めれば、そこには必ず無駄があります。また独り善がりな考えには、様々なトラブルも潜んでいます。

チーム内の雰囲気が悪くなり孤立してしまうかもしれず、またそのことで取引先に迷惑をかけてしまうこともあるかもしれません。

一人一人が謙虚な気持ちでミーティングに臨み、自分の考えだけに固執せず、広くアイデアを求める姿勢を見せましょう。

そうすれば、上司や同僚はアドバイスがしやすくなるので、結果的に自分にとって価値ある時間となります。

さらに、ミーティングの時間も人件費が発生する労働時間であることを意識し、長々と話したり、自分だけが知らないような質問をして時間を無駄にしないようにも気をつけましょう。

業務を始める前に、チームで考え個人で考えることは、仕事の効率を上げるだけでなく、毎日長い時間身を置く職場を居心地の良い場所にするのに役立つはずです。

-メモの取り方
-,

Copyright© [ビジザル] , 2019 All Rights Reserved.