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【ビジネス文書の書き方】相手にイラッとされてない?!紙文書作成の大原則

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紙文書の作成は、思い違いを防止して明確に伝えることが目的です。

目的のために色々な形式がありますが、その形式にも意味があります。

また、紙文書はメールやFAXよりも誠実さが伝わり、相手との信頼関係を築くことにも役立ちます。

さらには、トラブルの予防にもなりますし、トラブルが起きてしまった際には証拠にもなります。

紙文書では、情報を確実に間違いなく作成しておくことが大事です。

紙文書の基本

紙文書にはいろいろな種類がありますが、その基本は確実に抑えておかなければなりません。

紙文書作成の目的や流れをマスターしておきましょう。

「5W3H」で簡潔・明瞭に目的を!

紙文書は、一般的に「社内文書」「社外文書」「社交文書」の3つの種類があります。

これらの3つの内どの文書を作成するにせよ、一番大事な事は「簡潔に」「明瞭に」用件を伝達することです。

そのためには、5W3Hの基本を忘れないことです。

5W3Hとは

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • How(どのように)
  • How Many(どれくらい)
  • How Much(いくら)

文章を構成する上での基本パターンですから覚えておきましょう。

もう一点大事なことは、まず結論から言うことが大切です。理由やいきさつなどの細かいことは、結論の後で大丈夫です。

紙文書の中でも、社外文書はその書類自体があなたの会社のイメージと密接につながっています。

不明瞭な文章や不正確な言葉づかいなどは、信頼関係に影響を与えるかもしれませんので、丁寧に作成してくださいね。

ビジネスの結果に影響するのがビジネス文書だということを理解して作成しましょう。

文書作成の流れ

文書作成には流れがあります。

流れを無視して文書を作成すると、目的のはっきりしない文書になりますので、流れはきちんと把握しましょう。

step
1
文書の目的を決める

まずは、どういった目的で文書を作成するのか「目的の明瞭化」で何を伝達したいのかを明瞭にします。

step
2
送る相手の決定

次に、文書を送る相手の決定です。

個人なのか会社なのか、以前より関係のある相手なのか初めての相手か、目上の人か社内の関係者なのかなどを確認しなければいけません。

step
3
文書作成

続いて文書作成に入ります。会社によっては様々な定型フォーマットが用意してあることも多いので利用しながら作成しましょう。

作成したら必ず読み直して校正しましょう。

読み直すことで、誤字脱字を発見したり、情報がきちんと伝わっているかや読みやすいか読みにくいかなどが分かります。

step
4
相手に届ける

最後に投函や手渡しなどの方法で相手に届けます。

ビジネス文書のハンコ

紙文書は、押印することで重要書類となります。必ず朱肉かスタンプ台を使います。

また、社内での文書を回覧などの確認印や休暇届などの簡単な文書では、スタンプ型印鑑でもOKの場合が多いようです。

何と言っても、誤った押印は重大なトラブルの要因となりますので、取り扱いには慎重を期してください。

紙文書の種類

紙文書には以下のの3種類があります。

  • 社内文書
  • 社外文書
  • 社交文書

それぞれどんな文書があるのか具体的に見ていきます。

社内文書

社内文書は、社内の人への伝達事項や届け出などに使われる文書です。

社内で使うビジネス文書は、大きく分けて以下の4種類があります。

指示・命令の文書

書類の種類 内容
稟議書 発案や決裁など認定を求めるための文書
辞令 移動や昇進などを指定する文書

 

報告・届け出の文書

書類の種類 内容
出張報告書 出張した相手先や費用、業務内容などをレポートする文書
調査報告書 調査結果を報告する文書
企画書 企画やアイデアなどを提案する文書
欠勤・有給届 欠勤や有給休暇を申請する文書
申請書 何らかの用件に対し一定の許可などを求める文書
始末書 ミスや不始末の報告や謝罪、事故の事情などを報告する文書

 

連絡・調整の文書

書類の種類 内容
連絡書 社内の連絡事項が書かれた文書
依頼書 業務に関する何らかの依頼をする文書

 

記録・保存の文書

書類の種類 内容
議事録 取締役会、役員会、各種会議等の内容を記録する文書
各種帳票 伝票類
集計データ 売上げや各種営業成績、仕入れなどの集計データを記録する文書

 

社外文書

社外に対して使うビジネス文書です。

 

書類の種類 内容
通知状 会議の開催や展示会の案内などを通知する文書
照会状 なんらかの問い合わせをする文書
依頼状 なんらかの用件を依頼する文書
見積書 価格・納期・決算条件などを記載した文書
注文書 商品やサービスなどを発注する文書
請求書 納品した商品や行ったサービスなどの支払いを請求する文書
領収書 支払を受けたことを証明する文書
承諾書 オーダーや依頼を承諾する旨の文書
督促状 商品・サービス代金の支払や貸付金の返済などを催促する文書
詫び状 迷惑をかけたり損害を与えた件を謝罪する文書
抗議文 相手側に起因する事象で損害が発生した際に解決を求める文書
契約書 契約の合意内容の明文化し記録を残す文書

 

社交文書

礼儀的な内容の文書です。

書類の種類 内容
慶弔状 冠婚葬祭のお知らせをする文書
年賀状 新年を祝うあいさつ文書
暑中お見舞い 暑い時期に相手を気遣うあいさつ文書
招待状 イベントや式典、催事などの招待文書

 

ビジネス文書の内容とチェック事項

ビジネス文書はどのように書けば良いのか?また、その内容のチェックの仕方などをお伝えします。

ビジネス文書の内容

ビジネス文書を作成する目的は、用件や内容を正確に、また簡潔で明瞭に伝達することです。

文章作成する際に踏まえておかなけれならない点があります。

まずは基本的なことですが、結論を重視するということです。

書き方の順番として、先に結論を記載し、その後に趣旨や経過などを書いていく形がベストです。

標題は、内容がひと目で理解できるようにしておくと良いでしょう。

また、明快な文章にすることも大事です。

ひとつの文章は短いものにしてください。読んだらすぐに内容が理解できる感じが良いです。

用件が複雑で何項目かある場合には、箇条書きが良いと思います。

分かりにくい言葉は使わないことも考慮してください。

仲間内だけで通用する略語や専門用語などは避けるようにしましょう。

ビジネス文書見直しチェック

ビジネス文書に誤りがあると、意外と大きなトラブルになってしまったりします。最終的に発行する前には必ずチェックしましょう。

まず最初は誤字・脱字のチェックです。次に慣用句などに間違いがないかです。ここを間違うと、常識が疑われると共に、相手にも失礼になります。

読み直すと、表現がおかしい箇所があったりします。誰が読んでも理解できる表現になっているかが大事です。

相手側の社名や氏名や役職に誤りがあると大変に失礼ですので、そこも慎重にチェックです。同時に、日時や場所等も確認してください。

意外と敬語と謙譲語を混同してしまっている方も多いので注意しましょう。

まとめ

紙文書作成の大原則は以上の通りです。慌てずに一つ一つやっていけば大丈夫だと思います。

しかし万が一間違えてしまうと相当に失礼だったり、大きなトラブルにもなりかねませんので、あくまでも基本を押さえつつ慎重に作成しましょう。

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